Keinoja henkilökohtaisen osaamisen muuntamiseen organisaation osaamiseksi

Abstract

Organisaatioissa tarvitaan tiedon ja osaamisen johtamista jotta yritysten jatkuva kehitys ja menestyminen tietoyhteiskunnassa on mahdollista. Tiedon ja osaamisen merkitys kasvaa samalla kun yritykset muuttuvat yhä enemmän tuotteiden valmistajista palvelujen ja lisäarvon tuottajiksi.

Organisaation osaamisella on monia muotoja. Osaaminen näkyy yrityksissä asioiden tietämisenä sekä sen kykynä suorittaa liiketoimintaa. Organisaatioilla on toimintajärjestelmiin ja ohjeisiin kirjattua käsitteellistä tietoa joiden avulla sen henkilöstö pystyy suoriutumaan työstään ja toimimaan organisaation asettamien pitkän aikavälin tavoitteiden mukaisesti.

Suuri osa organisaation kokonaisosaamisesta on yksilöiden muistin varassa olevaa henkilökohtaista osaamista. Tämä henkilökohtainen tietotaito on usein kokemusperäistä, ajan kuluessa saavutettua ja vaikeasti ymmärrettävää. Organisaatiossa tulee kiinnittää huomiota yksilöiden muistinvaraisen - kokemusten kautta syntyneen - tiedon ja osaamisen muuntamiseen myös muiksi osaamisen muodoiksi. Kaikkea henkilökohtaista osaamista ei voida muuntaa mutta voidaan luoda olosuhteet, joiden avulla tämä osaaminen saadaan valjastettua yrityksen voimavaraksi.

Tässä opinnäytetyössä esitetään keinoja joilla yksilöiden osaamista on mahdollista jakaa organisaation osaamiseksi. Huomiota osaamisen jakamiseen kiinnitetään kummastakin näkökulmasta; käsittelemällä tietoa sekä objektina että ihmisten toimintana. Tutkimuskohteena oli suuren palveluyrityksen esimies- ja keskijohtotasolla työskenteleviä henkilöitä. Kvalitatiivinen tutkimus suoritettiin osallistuvan havainnoinnin keinoin.

Tutkimuksessa havaittiin, että osaamisen jakautumiseen voidaan vaikuttaa. Yksilöllisen osaamisen muuntamista ja sen hyödyntämistä tukevat järjestelmät, joissa tuetaan sekä virallista että epävirallista sosiaalista kanssakäymistä. Osaamisen jakamista tuetaan muun muassa kiinnittämällä huomiota oikeanlaisiin kokous- ja koulutuskäytäntöihin, aitoon benchmarkingiin, yhdessä työskentelyyn, sisältörikkaisiin asiakkuuksien ja henkilöstön hallinnan järjestelmiin, sosiaalisen median hyötykäyttöön, yhteisöllisten avainhenkilöiden tunnistamiseen, käytäntöyhteisöjen muodostumiseen sekä osaamisen jakamisen kannustamiseen.

From the aspect of continuous development and succeeding in information society, managing organisational knowledge has become a critical point for every company. Knowledge and know-how play a big role as today’s companies are becoming more and more service-oriented instead of producing material or products.

Organisational knowledge can appear in many different forms. Knowledge can be seen as an object or as an organisation’s ability to perform its business. In every organisation, there is information bound to its manuals and systems of operations. This information is used by the personnel to complete their daily tasks and do it in a particular way, which helps the organisation to achieve its long-term goals.

A huge part of the organisation’s overall-knowledge builds up from the knowledge that is stored in the minds of its individuals. This personal knowledge is based on an individual’s experiences and it is piled up during a long period. Therefore this personal knowledge is also very difficult to understand or explain, not to mention to manage. Paying attention to converting this personal knowledge to the knowledge of the whole organisation is very important. Personal knowledge as a whole cannot be transferred, but an organisation can create optimal circumstances for harnessing this knowledge to its resource.

Practical means of converting personal knowledge into organisational knowledge are presented in this bachelor’s thesis. Converting knowledge is being examined from the both aspects, thinking about knowledge as an object and as an action of the individuals. The target of this research was the group of persons working in the position of supervisors and middle management in a large service company. Qualitative research was implemented by methods of participating observation.

By enabling different kinds of formal and informal situations of interaction, an organisation can make the best advantage of its knowledge. In this research it was observed that, paying attention to the methods of meetings and trainings, profound benchmarking, systems of managing the customers and human resources, making advantage of social networks, recognition of the key individuals in social communities, emergence of communities of practice and encouraging individuals to share their knowledge, is critical for knowledge to be shared for the use of the whole organisation.