PDF-tiedostomuodon hyödyntäminen eduskunnassa
Petersen-Jessen, Jari (2009)
Petersen-Jessen, Jari
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu
2009
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200905122666
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200905122666
Tiivistelmä
Tämä selvitysraportti kertoo, miten eduskunnassa käytetään pdf-tiedostomuotoa, minkälaisia ongelmia eduskunnan käyttäjillä on asiakirjojen tallennusmuotojen suhteen ja minkälaisia pdf-tiedostoja on tallennettu eduskunnan valtiopäiväasiakirjojen asiakirja-arkistoon sekä olisiko pdf-tiedostojen tehokkaammasta käytöstä hyötyä asiakirjojen tallentamisessa ja jakelussa. Eduskunnan sähköiseen asiakirja-arkistoon on tallennettu lähes 75 000 asiakirjaa, joista lähes 40 000 on pdf-muodossa.
Pdf-tiedostojen käyttöä selvitettiin keskustelun muodossa tehdyn kyselyn avulla. Kysely kohdistettiin 23 eduskunnan virkamieheen, joilta kysyttiin heidän osallistumisestaan valtiopäiväaisakirjojen ja julkaisujen tekoon. Lisäksi selvitettiin, kuinka paljon he tietävät pdf-tiedostojen käyttömahdollisuuksista ja kuinka paljon he käyttävät pdf-tiedostoja omassa jokapäiväisessä työssään. Eduskunnan asiakirja-arkiston pdf-tiedostojen määrää ja ominaisuuksia tutkittiin käymällä läpi asiakirja-arkiston sisältöä. Tämä tehtiin käyttämällä eduskunnan Internet-sivustossa olevaa valtiopäiväasiakirjojen hakutoimintoa.
Työn tavoitteena oli selvittää pdf-tiedostojen käyttötarvetta ja tunnettuutta. Toisena tavoitteena oli saada selville, miksi jotkut asiakirja-arkistossa olevat pdf-tiedostot tulostuvat väärin suhteessa niiden alkuperäiseen tulostusasuun, ja kuinka paljon tällaisia asiakirjoja arkistossa on. Lisäksi selvitettiin pdf-tiedoston ominaisuuksia, käyttömahdollisuuksia ja tulevaisuuden näkymiä. Tulevaisuuden näkymissä kiinnostuksen kohteena oli ensisijaisesti pdf-tiedostojen standardoinnin tila ja näistä ennen kaikkea PDF/A-standardi.
Selvitys, joka toteutettiin kesäkuun 2008 ja tammikuu 2009 välisenä aikana, rajattiin koskemaan vain eduskunnassa nykyisin käytössä olevia ohjelmistoja ja tiedostomuotoja. Pdf-formaatista selvitettiin lisäksi PDF/A-formaatin keskeisimmät ominaisuudet ja käyttömahdollisuudet.
Selvitystyön tuloksena löydettiin syyt pdf-tiedostojen virheelliseen tulostumiseen ja syyt kyseisten tiedostojen syntyyn. Selvitystyön myötä selvisi myös, että eduskunnan käyttäjien pdf-tiedostojen ominaisuuksien ja käytön tuntemisessa on selvästi parantamisen varaa. Tämän perusteella esitetään, että pdf-tiedostojen tuottamistapoja tehostetaan kehittämällä palvelinpohjainen pdf-tiedostojen tuottamisympäristö, johon voitaisiin liittää myös kuvamuotoisten pdf-tiedostojen tekstin tunnistamispalvelu.
Pdf-tiedostojen käyttöä selvitettiin keskustelun muodossa tehdyn kyselyn avulla. Kysely kohdistettiin 23 eduskunnan virkamieheen, joilta kysyttiin heidän osallistumisestaan valtiopäiväaisakirjojen ja julkaisujen tekoon. Lisäksi selvitettiin, kuinka paljon he tietävät pdf-tiedostojen käyttömahdollisuuksista ja kuinka paljon he käyttävät pdf-tiedostoja omassa jokapäiväisessä työssään. Eduskunnan asiakirja-arkiston pdf-tiedostojen määrää ja ominaisuuksia tutkittiin käymällä läpi asiakirja-arkiston sisältöä. Tämä tehtiin käyttämällä eduskunnan Internet-sivustossa olevaa valtiopäiväasiakirjojen hakutoimintoa.
Työn tavoitteena oli selvittää pdf-tiedostojen käyttötarvetta ja tunnettuutta. Toisena tavoitteena oli saada selville, miksi jotkut asiakirja-arkistossa olevat pdf-tiedostot tulostuvat väärin suhteessa niiden alkuperäiseen tulostusasuun, ja kuinka paljon tällaisia asiakirjoja arkistossa on. Lisäksi selvitettiin pdf-tiedoston ominaisuuksia, käyttömahdollisuuksia ja tulevaisuuden näkymiä. Tulevaisuuden näkymissä kiinnostuksen kohteena oli ensisijaisesti pdf-tiedostojen standardoinnin tila ja näistä ennen kaikkea PDF/A-standardi.
Selvitys, joka toteutettiin kesäkuun 2008 ja tammikuu 2009 välisenä aikana, rajattiin koskemaan vain eduskunnassa nykyisin käytössä olevia ohjelmistoja ja tiedostomuotoja. Pdf-formaatista selvitettiin lisäksi PDF/A-formaatin keskeisimmät ominaisuudet ja käyttömahdollisuudet.
Selvitystyön tuloksena löydettiin syyt pdf-tiedostojen virheelliseen tulostumiseen ja syyt kyseisten tiedostojen syntyyn. Selvitystyön myötä selvisi myös, että eduskunnan käyttäjien pdf-tiedostojen ominaisuuksien ja käytön tuntemisessa on selvästi parantamisen varaa. Tämän perusteella esitetään, että pdf-tiedostojen tuottamistapoja tehostetaan kehittämällä palvelinpohjainen pdf-tiedostojen tuottamisympäristö, johon voitaisiin liittää myös kuvamuotoisten pdf-tiedostojen tekstin tunnistamispalvelu.