Nova-ohjelmiston päivitys : Case Toolgate Oy

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kuvata Toolgate Oy:n toiminnanohjausjärjestelmän uudistusta. Vanha järjestelmä ei enää vastannut päivittäisten rutiinitöiden vaatimuksia. Sepa- tilinumerot puuttuivat, eikä vanhassa ohjelmistossa ollut sähköistä laskutusta. Tänä päivänä yhä useampi asiakas haluaa laskut sähköisesti järjestelmäänsä. Uhkana olisi ollut isojen asiakkaiden menettäminen, ellei uudistusta saataisiin aikaan. Lisäksi uudistusta haluttiin myös myyntitilausten nopeuttamiseen, varastonvalvontaan ja katetuoton seurantaan.

Uudistus aloitettiin valitsemalla yritykselle sopivin ohjelma. Nova-järjestelmä tuli valituksi, sillä se soveltui yrityksen käyttöön parhaiten. Nova-järjestelmä oli kaikille työntekijöille tuttu entuudestaan. Lisäksi uudistus täytyi suorittaa nopealla aikataululla, eikä perehdyttämiseen jäisi paljon aikaan. Novan toimittaja myös tarjosi Toolgate Oy:lle leasing vaihtoehtoa, joten päivitys ei rasittaisi yrityksen taloutta liikaa.

Opinnäytetyön suoritin kehittämistyönä. Tavoitteena oli uuden ohjelmiston myötä toiminnan tehostaminen, kehittyneempi organisaatio ja henkilöstön entistä motivoituneempi asenne työhön. Opinnäytetyötä tein samaan aikaan uudistuksen kanssa. Tämä mahdollisti välittömän kritiikin antamisen uudistusta kohtaan. Uudistuksessa ilmeneviin ongelmiin tartuttiin tehokkaasti ja myös ratkaisut niihin haluttiin mahdollisimman nopeasti.

Teoria osuudessa käsittelen yrityksen taloushallinnon prosesseja. Uudet alv-kannat, Sepa-tilijärjestelmä, sekä laskujen sähköinen käsittely aiheuttavat yhä enemmän päänvaivaa yrityksissä. Ajan tasalla olevat ohjelmat antavat mahdollisuuden yrityksille pysyä kilpailussa ja kehityksessä mukana.

Kehittämistyön tuloksena ei kuitenkaan ollut aivan se mitä haettiin. Ohjelmistossa ja itse ohjelmiston käytössä esiintyy yhä puutteita. Lopuksi annankin yritykselle jatkosuunnitelma ehdotuksen, jotta ohjelmiston käyttöä pystyttäisiin tehostamaan enemmän ja näin saavuttaisiin kaivattuja kustannussäästöjä.

The aim of this thesis was to describe Toolgate Ltd`s ERP system reforming. The old system no longer responded to the daily routine of work requirements. Sepa-account numbers were no available and the old system had no electronic invoicing. Today, more and more customers want invoices by electronic way. Threat would have been the big loss of customers, unless the reform can be achieved. In addition, the reform was also meant to accelerate the sales orders, inventory control and profit margin monitoring.

Reform started by selecting the most appropriate program for the company. Nova was selected, because it suited to company`s use of the best. Nova was already familiar to all workers. In addition the reform had to be done quickly there was no time for orientation. Nova supplier also offered Toolgate Ltd leasing options, so the update does not strain company`s finances.

I did the thesis by using development work. The aim was to contribute the new software operations become more efficient, more sophisticated organization and the motivated the staff. I did the thesis at the same time with reform. It enabled direct criticism towards the reform. Problems which arose from renovation were grabbed effectively and solutions to those wanted as soon as possible.

In the theoretical part I deal with financial management process of the company. The new VAT rates, the SEPA credit system as well electronic invoicing is becoming an increasing headache for enterprises. Updated programs are an opportunity for business to stay in the race and with development. The result was not it , what was sought. There are still problems by using new software. Finally, I give up proposal to company, how they will be able to use software more efficiently and achieving a much-needed cost savings.