Toimitilajohtamisen kehittäminen Metsähallituksen Palvelukeskuksessa

Abstract

Tämä tutkimustyö selvitti Metsähallituksen Palvelukeskuksen toimitilajohtamisen nykytilaa ja sen kehittämistä. Tutkimuksen tavoitteena oli kehittää Metsähallituksen Palvelukeskuksen toimitilajohtamista sekä tutkia mahdollisuuksia kytkeä se kiinteämmäksi osaksi Metsähallituksen ydintoimintojen strategista johtamista.

Selvityksessä perehdytään prosessien hallinnan, kehittämisen ja johtamisen teoriataustaan painottaen palveluprosessien sekä julkisen hallinnon erityispiirteitä. Tutkimuksessa käsitellään toimitilajohtamisen teoriataustaa ja esitellään Metsähallituksen Palvelukeskuksen toimitilajohtamisen nykytilasta tilojen käyttäjille tehdyn asiakaskyselyn tulokset. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisen tutkimusmenetelmän avulla. Aineiston keräämiseen laadittiin kyselylomake ja kysely toteutettiin Webrobol verkkokyselynä. Lisäksi selvityksessä esitetään kehittämisehdotuksia.

Toimitilajohtamisen taso koettiin kyselytutkimuksen mukaan hyväksi. Asiakaslähtöisyys päätöksenteossa sekä prosessien selkeyttäminen ilmenivät kehittämiskohteina. Toimitilajohtaminen on organisaation perustoimintaa tukevien tukitoimintojen suunnittelu- ja koordinoimistehtävä, jonka päätehtävänä ovat vaatimukset täyttävä palvelukonseptin tarjonta ja toimintojen koordinointi. Toimitilajohtamisen vaatimukset lisääntyvät nopeiden taloudellisten muutosten ja ympäristöasioiden korostumisen myötä. Toimitilajohtaminen tulee liittää osaksi Metsähallituksen strategiaa, jotta koordinointi voitaisiin optimoida. Strategiselle toimitilajohtamiselle tulisi luoda näkyvämpi rooli Metsähallituksen toiminnassa. Tutkimuksen tulosten pohjalta metsähallituksen johto voi tehdä johtopäätöksiä toimitilajohtamisen tulevasta roolista Metsähallituksessa.

This research project investigated the present state and development of facilities management at the Metsähallitus Service Centre. The aim of this project was to upgrade the facilities development of the Metsähallitus Service Centre, as well as to study the possibilities of making it a more integral part of Metsähallitus strategic leadership of its core functions.

The report delves into the theoretical background of process management, development and leadership, with emphasis on the distinctive features of service processes and public administration. The research project discusses the theoretical background of facilities management and presents the results of the customer survey on the present state of the Metsähallitus Service Centre’s facilities management. The survey was directed at the facilities’ users. The research project was carried out using qualitative research methods. A questionnaire was created for gathering data for the survey and was carried out in the form of a Webrobol internet survey. In addition, development suggestions are included in the report.

According to the survey results, the level of facilities management was determined to be good. Areas that require improvement are customer-based decision-making and the simplification of processes. Facilities management is a planning and co-ordination function that bolsters the supporting functions of the organisation’s basic operations. Its main functions are to offer a service concept that fulfils the requirements and to co-ordinate operations. Rapid economical changes and the emphasis on environmental issues increase the demands of facilities management. Facilities management should be made a part of the Metsähallitus strategy in order to optimise co-ordination. A more prominent role should be found for strategic facilities management within Metsähallitus operations. Based on this study, the management of Metsähallitus will be able to make their own conclusions on what role facilities management should take in Metsähallitus.