Virtuaalitapahtuman järjestäminen projektina : case Study in Finland EXPO 2009–2010

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on tukea yrityksemme, WebStand Oy:n, liiketoimintaa tarkastelemalla projektien teoriaa sekä verrata sitä toteuttamaamme Study in Finland EXPO -projektiin. Vertailun tavoitteena oli oppia, mitä olisimme voineet tehdä paremmin koskien liiketoimintaamme ja soveltaa sitä tulevaisuudessa. Tarkastelemamme teorian sekä toteuttamamme projektin pohjalta loimme virtuaalisten tapahtumien projektikaavion, joka toimii ohjenuorana virtuaalisten tapahtumien järjestämiselle.

Työn teoriaosassa tarkastelemme teorioita projektin määritelmistä sekä vertailemme erilaisia projektikaavioita. Käsittelemme myös virtuaalisia messuja projekteina verraten niitä tarkastelemaamme teoriaan sekä kaavioihin. Käymme läpi myös Study in Finland EXPO -projektin kulkua. Study in Finland EXPO -tapahtumasta on myös liitteenä kattava esittely kuvien ja esitteen muodossa.

Empiriaosuus käsittelee projektia, jonka WebStand Oy järjesti yhteistyössä ammattikorkeakoulujen Pinnet -verkoston kanssa Study in Finland EXPO -tapahtuman tukemaan verkoston ulkomaalaisten opiskelijoiden rekrytointia 1.12.2009 – 28.2.2010. Kyseessä oli Internetissä järjestetty verkkomessutapahtuma, joita WebStand Oy järjestää verkkosivustonsa 3D-maailmassa.

Työn tavoitteet täyttyivät siltä osin, että WebStand Oy sai merkittävää tiedollista tukea virtuaalisten tapahtumien järjestämiselle. Projektien sekä projektikaavioiden kokonaisvaltainen käsittely toi selkeää näkemystä, mitä tulisi jatkossa tehdä toisin, jotta liiketoimintamme tehostuisi. Toivomme myös, että luomamme virtuaalisten tapahtumien projektikaavio tulisi yleishyödylliseen käyttöön ja se antaisi käyttäjälleen tarvitsemaansa lisäarvoa.

The goal of this thesis is to support the business of our company, WebStand Oy, by viewing the theory of project management and compare it with the implemented project i.e. Study in Finland EXPO. The main aim was to learn what we could have done better in order to enhance our business as well as to learn how to proceed and adapt it in the future. Therefore, a virtual project chart was created about the project we studied and carried out. This chart could be used as a guide for organizing virtual events.

In the theory we look at the definitions of project management theory and compare different kind of project charts. We also deal with virtual mass events as projects by comparing them to the theory and charts in question. As the outcome we created a project chart of virtual events. This chart we discuss at the very end of our thesis. We also describe the phases of Study in Finland EXPO. There is also a comprehensive introduction of Study in Finland EXPO showed by pictures as appendix.

In co-operation with Pinnet -network of Universities of Applied Sciences WebStand Oy carried out a project called Study in Finland EXPO to support the recruiting of foreign students. The project took place 1.12.2009 - 28.2.2010. This was a mass event that took place on our international website. WebStand Oy organizes this type of events in the 3D -world on its domestic and international websites.

The goals and aims of thesis were completed. WebStand Oy received significant support when it comes to knowledge for organizing virtual events. Handling these projects and project charts brought a clear vision of what could be done differently in the future and how to boost our business. We also hope that our project chart of virtual events could also have a non-profit use and that it would bring the added value to its user.