KONSU : Aboa Vetus & Ars Nova -museon aineistotietokanta

Abstract

Opinnäyte käsittelee Aboa Vetus & Ars Nova –museon kirjaston aineistotietokannan konvertoimista www-pohjaiseen muotoon sekä kokoelmanhoitoa. Opinnäyte on luonteeltaan toiminnallinen. Kirjallinen raportti muodostuu teoriaosuuksista, jotka pohjustavat toiminnallista osiota sekä toiminnallisen osion raportoinnista. Teoriassa pohditaan ensin museokirjaston roolia yleisellä tasolla sekä taustoitetaan Aboa Vetus & Ars Nova -museon kirjaston kokoelmia ja toimintaa. Museon kirjaston toimintaa kartoitetaan havainnoimalla sekä haastattelemalla museonjohtaja Johanna Lehto-Vahteraa, joka on vastuussa kirjaston toiminnasta oman toimenkuvansa ohella. Tämän jälkeen edetään tietokannan suunnitteluun, tietokannan konvertointiin sekä toteutukseen. Kirjastotietokanta rakennettiin yhteistyössä museon IT-suunnittelijan kanssa ja projektissa hyödynnettiin hänen tekemäänsä taustatyötä. Konvertoinnissa ja käyttöliittymän suunnittelussa lähtökohtana oli olemassa oleva aineistotietokanta. Tietokanta toteutettiin Drupal –sisällönhallintajärjestelmällä. Kokoelmanhoidossa keskityttiin kokoelman tietojen ajantasaiseksi saattamiseen. Tietokantaan luetteloitiin projektin aikana 340 nidettä sekä vanhoja luettelointitietoja tarkistettiin systemaattisesti luokka kerrallaan. Projektin aikataulun puitteissa saatiin tarkistettua noin 25 prosenttia aineistotietokannassa olevasta materiaalista. Projektissa tärkeintä oli luoda työkalu kokoelmienhallintaan.

The subject of the thesis is the reference database conversion of the library of the museum Aboa Vetus & Ars Nova to www-based format and collection management. The thesis is functional. The written report consists of the theory part, which functions as the basis for the functional part, and the reporting of the functional part. The theory part discusses first the role of the museum library on a more general level and the background of the collection and the activities of the museum library of Aboa Vetus & Ars Nova museum. The functioning of the museum library is discussed based on personal observation and interviewing the museum director Johanna Lehto-Vahtera, who is responsible for the library of the museum in addition to her own job description. The next part of the thesis discusses the designing of the database, the conversion of the database and implementation. Constructing of reference database is made in collaboration with the museum’s IT designer and the background research done by him is utilized in the project. The foundation for the conversion and the designing of the user interface is the existing database. Reference database was executed with Drupal -content management system. The collection development part concentrated on updating the database’s information. During the project, 340 volumes were catalogued in the database and old cataloging records were systematically checked by category at a time. Within the project’s schedule, circa 25 percent of materials found in the database were revised. Focus of the project was to create a tool for collection management.