Kon-Ins Oy:n toimintakäsikirjan kehittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön päätavoitteena oli laatia Kon-Ins Oy:lle kehitetty versio sen toimintakäsikirjasta. Kon-Ins Oy on tie-, katu-, vesihuolto- ja aluetekniikan suunnitteluun erikoistunut insinööritoimisto. Tavoitteeseen pääsy edellytti tutustumista yrityksen toimintatapoihin. Uusi versio tehtiin vastaamaan yrityksen johdon toiveita sekä RALA-sertfioinnin vaatimuksia. Tulevaisuudessa Kon-Ins Oy:n tavoitteena on hakea toimintajärjestelmälleen ulkopuolista hyväksyntää eli sertifikaattia. Uusi toimintakäsikirja palvelee tätä tavoitetta.

Toimintajärjestelmä on nykyaikainen termi laatujärjestelmälle. Toimintajärjestelmä on kokonaisuus, joka muodostuu yrityksen toimintatavoista. Hyvä järjestelmä auttaa yritystä teknisellä, toiminnallisella ja taloudellisella tasolla. Toimintakäsikirja taas on yleispiirteinen kokonaiskuvaus toimintajärjestelmästä. Se toimii apuvälineenä itse työn suorittamisessa ja yrityksen toimintaan tutustuttaessa.

Laatua painotetaan tarjouskilpailuissa usein enemmän kuin hintaa. Tämä on aiheuttanut sen, että yritykset joutuvat kiinnittämään entistä enemmän huomiota laatutekijöihin. Yrityksen tulee pystyä osoittamaan tilaajalle, että sen tuottamat palvelut ovat laadukkaita. Toimintajärjestelmän ja -käsikirjan avulla tämä on helpompi toteuttaa. Järjestelmän laadinnan todellisena motiivina tulee kuitenkin olla toiminnan kokonaisvaltainen kehittäminen.

Rakentamisen laatu RALA ry on kiinteistö- ja rakennusalan keskeisten järjestöjen perustama toimija, joka tarjoaa alojen yrityksille erilaisia palveluja. Yksi niistä on RALA-sertifiointi, joka on toimintajärjestelmän arviointi- ja hyväksyntämenettely. Kon-Ins Oy aikoo hakea sertifikaattia järjestelmälleen tämän palvelun kautta. Menettely sisältää yrityksen itsearvioinnin sekä ulkopuolisten arvioijien suorittaman auditoinnin.

Laatu on käsitteenä moniulotteinen. Sitä voidaan määritellä monesta eri näkökulmasta. Laatu syntyy myös suunnittelussa monen eri osatekijän yhteistuloksena. Merkittäviä tekijöitä hyvän lopputuloksen kannalta ovat koulutus, hyvät ja kattavat asiakassuhteet, ammattitaitoinen henkilökunta, selkeä projektitoiminta, jatkuva kehitystyö sekä laadukas johtaminen.

Laatujohtamisella tarkoitetaan kokonaisvaltaista laadunhallintaa, joka sisältää yrityksen sisäisen toiminnan johtamista sekä markkinoiden ja asiakkaiden huomioon ottamista. Sen apuvälineiksi on kehitetty erilaisia työkaluja, joiden avulla yrityksen toimintaa voidaan kehittää ja ylläpitää. Näitä työkaluja myös Kon-Ins Oy voi tulevaisuudessa hyödyntää toiminnassaan.

Kon-Ins Ltd. is an engineering office specialized in community infrastructural planning. The main objective of this thesis was to produce an improved version of the company’s integrated management manual. It was necessary to become acquainted with the company’s procedures in order to achieve this goal. The new version was compiled to meet the needs of the company’s management and to fulfill the requirements for RALA-certification. In the future the goal of Kon-Ins Ltd. is to get an outside approval, a certificate for its integrated management system. The new manual serves this goal.

Integrated management system is a modern term for a quality system. It is a whole which consists of the company’s procedures. A good system benefits a company at technical, functional and financial levels. The integrated management manual is a general description of the system. It is a useful instrument for the staff while working or getting to know the company’s working methods.

In competitive bidding quality is nowadays often considered more important than price. This makes companies pay more attention to quality factors. Companies have to be able to show their customers that their products are of good quality. The integrated management system and manual make this easier. When constructing an integrated management system the ultimate motive has to be a will to develop the company’s every procedure, not only the ones that bring financial benefits.

The Construction Quality Association RALA ry is an association established by core organizations within the Finnish construction business. It offers different kinds of services. One of them is the RALA certification of competence. It is a way to get an outside approval for a system. This service includes a self-evaluation and an external assessment of the system. Kon-Ins Ltd. intends to use this service in the future.

Quality is a multidimensional concept. It can be defined from many different perspectives. In planning quality consists of many different factors. The most important factors in the preparation of good plans are education, customer relationships, skilled staff, well-defined project work, constant development and quality management.

Quality management can also be described as total quality management. It includes management, finance and customer elements. Many tools have been created to make it easier to use total quality management in order to sustain and develop quality. In the future Kon-Ins Ltd. can also use these tools in order to sustain and develop its procedures.