Liiketoimintastrategiaa tukevien IT-kustannusmittarien esittäminen liiketoimintajohdolle

Abstract

Yritykset hyödyntävät informaatioteknologiaa (IT) suomalaisessa yritysmaailmassa laa-jasti ja IT-kustannukset muodostavat nykyään merkittävän osan yrityksen kokonaiskus-tannuksista. Omien kokemusteni perusteella kuitenkin vaikuttaa siltä, että useimmat yritykset eivät ole syvemmin analysoineet sitä, mistä IT-kustannukset muodostuvat. Varsinkin IT-kustannusten arviointi strategisesta näkökulmasta on vähäistä.

Tutkimuksen tavoitteena oli löytää toimintatapa, miten IT-kustannukset voidaan esittää yrityksen liiketoimintajohdolle siten, että IT-kustannuksia voidaan arvioida strategisista lähtökohdista tasapainotetun tuloskortin toimintamallia hyödyntäen. Tutkimuksessa keskityttiin IT-hallintomallin ja IT-kustannusmittareiden kuvaamiseen.

Tutkimuksen viitekehys perustui kirjallisuudesta haettuun teoriaan, millä tavalla tieto-hallintoyksikköä tulisi ohjata ja minkälaisia strategisia IT-kustannusmittareita ohjauksen tueksi vaaditaan. Tutkimuksen empiirinen aineisto hankittiin laadullisin menetelmin yksilöhaastatteluin. Haastateltuina oli neljä henkilöä, jotka joko raportoivat IT-kustannuksista liiketoimintajohdolle tai ovat liiketoimintajohdon edustajia. Tutkimus rajattiin keskisuuriin suomalaisiin tai Suomessa toimiviin ulkomaisiin yrityksiin. Tutkimus kokonaisuutena laadittiin ajalla tammikuu-huhtikuu 2011. Aineisto analysoitiin teemoittain ja mittaristo luokiteltiin. Analysoinnissa päästiin tuloksiin, missä voitiin to-deta, että tasapainotettu tuloskortti sopii hyvin IT-kustannusten esittämiseen ja viiteke-hyksen mukaiset IT-kustannusmittarit muodostavat hyvän kokonaisuuden esittää IT-kustannuksia liiketoimintajohdolle. Tutkimuksen tulokset ovat ainoastaan suuntaa-antavia, koska haastateltujen näyte oli niin pieni.

Jatkotutkimuskohteita on useita. Tärkein tutkimuskohde voisi liittyä siihen, minkälaisia laadullisia ja kannattavuuteen liittyviä mittareita voisi hyödyntää kustannusmittareiden lisäksi, jotta saataisiin vielä laajempi näkökulma miten arvioida tietohallinnon tilaa stra-tegisista lähtökohdista.

Information Technology is used widely in Finland and nowadays IT Costs form a sig-nificant amount of companies’ total operating costs. According to my experience, however, it seems that most of these companies have not made more detailed analyses on the structure of their IT costs. Especially evaluation of the IT Costs from a strategic angle is rare.

The aim of this study was to find a method how to present IT costs to a company’s top management so, that IT Costs could be evaluated from a strategic angle with the help of the Balanced Scorecard. This thesis focused on IT Governance models and IT cost indicators. The theoretical framework of this study focused on different IT Governance models and IT cost related themes that are most important to top management.

The material for this thesis was gathered by interviewing, using qualitative means. The interviewees were either top management team members or IT Managers who report to top management. A total of four persons were interviewed. This thesis focused only on medium-sized Finnish companies or International companies that operate in Finland. The study was executed between January and April 2011. The material was analysed with the help of themes and sorting. The results of the analysis revealed that the Balanced Scorecard is a good system to present IT Costs to top management. Also the results revealed that the IT Cost indicators in the framework formed a good set of information that could help top management to understand IT costs from a strategic angle. The results must be regarded as indicative, since the sample of interviewees was small.

There are several options for further studies, the most important being how to use other qualitative or return based indicators in addition to IT Cost indicators to give an even broader view of IT function from a strategic point of view.