Globaalin ostolaskujen skannauksen palvelumallin vaikutukset ostoreskontran työhön : CASE: Kohdeyritys

Abstract

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää kohdeyrityksessä käyttöönotetun globaalin ostolaskujen skannauksen palvelumallin vaikutuksia ostoreskontran henkilöstön työhön. Tutkimus on kvalitatiivisella tutkimusotteella toteutettu fenomenologinen tapaustutkimus. Aineistonkeruumenetelmänä toimi teemahaastattelut, jotka suoritettiin neljälle ostoreskontran työntekijälle. Tutkimuksen aihe on kohdeyritykselle ajankohtainen, koska tutkimus tarjoaa yritykselle tietoa, miten henkilöstö kokee uuden ostolaskujen skannauksen palvelumallin vaikuttaneen käytännön työhön.

Tutkimuksen viitekehys muodostui digitaalisesta taloushallinnosta, ostolaskujen käsittelyprosessista ja ostolaskujen skannauksen uudesta palvelumallista. Digitaalisen taloushallinnon osuudessa tarkasteltiin taloushallinnon prosesseja sekä digitaalista taloushallintoa ja sen hyötyjä. Ostolaskujen käsittelyprosessin osuudessa tarkasteltiin lähemmin ostolaskujen käsittelyyn liittyviä prosesseja. Uuden palvelumallin osuudessa käytiin läpi kohdeyrityksen motiiveja uuden ostolaskujen skannauksen palvelumallin käyttöönottoon.

Tutkimuksen tulokset kuvaavat, miten ostoreskontran henkilöstö koki uuden ostolaskujen skannauksen palvelumallin vaikuttaneen työhön käytännössä. Henkilöstö koki työn kuormittavuuden lisääntyneen uuden palvelumallin käynnistyttyä. Kuormittavuuden lisääntymiseen koettiin vaikuttaneen skannattujen paperisten ostolaskujen perustietojen virheet, ostolaskujen skannauksen hitaus ja skannaukseen lähetettävien ostolaskujen skannaaminen väärin tai ei ollenkaan. Yksi uuden palvelumallin käyttöönoton tavoitteista oli lisätä yritykseen saapuvien verkkolaskujen määrää, joka voisi toimia ratkaisuna myös henkilöstön kokemiin työn kuormittavuutta lisääviin tekijöihin. Tutkimuksen tulokset kuvaavat yrityksen ostoreskontran tilannetta tällä hetkellä. Ostoreskontran tilanne muuttuu kohdeyrityksen jatkaessa matkaa kohti globaalia verkkolaskuvisiota, mikä vaikuttaa myös tutkimustulosten käytettävyyteen jatkossa.

The objective of this research was to define how the new global scanning model of purchase invoices has affected to work of employee in the target company’s accounts payable. The research is a phenomenological case study which has been conducted by using a qualitative research approach. Data collection was based on theme interviews which were executed to four employee in accounts payable. The subject of research is topical because it offers knowledge to the target company of how their employee experiences the new global scanning model of purchase invoices and how it has affected to personnel’s work.

The theoretical framework of study consisted of digital financial management, process of purchase invoices handling and new scanning model of purchase invoices. The section of digital financial management deals with processes of financial management, digital financial management and its benefits. The section of purchase invoices handling’s process deals closer with processes of purchase invoices handling and the section of new scanning model reports of target company’s motives to implement a new scanning model of purchase invoices.

The results of study describe how the personnel experienced the new scanning model of purchase invoices to affect to their work in accounts payable. The personnel experienced that load of work was increased after the startup of the new scanning model. Reasons for the increased load of work were basic data mistakes in the scanning of paper purchase invoices, slowness of invoice scanning and scanning of purchase invoices incorrectly or not at all. One of the objectives of new scanning model’s implementation were to increase the amount of e-invoices that arrives to the target company and that could also work as a solution to the factors that has increased load of work. The results of study describe circumstances in the target company at the moment. Circumstances in the target company’s accounts payable changes constantly because the target company’s journey toward global e-invoice vision continues.