Sosiaalisen median rooli tapahtuman järjestämisessä : Case Porvoo Works

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli tutkia, kuinka sosiaalinen media toimii käyttäjälähtöisen ta-pahtumatuotannon yhteydessä. Tutkimusongelmaksi muodostui sosiaalisen median hyödyntäminen tapahtuman suunnittelussa ja markkinoinnissa, jonka tavoitteena oli selvittää, minkälaisessa suunnittelutyössä sosiaalinen media toimii parhaiten. Kyseessä oli tapaustutkimus ja tutkittavana tapauksena Porvoo Campuksella maaliskuussa 2011 järjestetty nuoriin ja työelämään liittyvä Porvoo Works- tapahtuma. Tapahtuman järjes-ti Campuksella toimiva Symbio Livin Lab- hanke. Teoreettinen viitekehys pohjautui pitkälti lähdeaineistoon sosiaalisesta mediasta. Sosiaa-linen media on käsitteenä ja teoriapohjana todella suuri, joten siitä on hyödynnetty tiet-tyjä osa-alueita, joiden on nähty eniten liittyvän tutkielman aiheeseen. Tutkimustyypiltään kyseessä oli kvalitatiivinen tutkielma ja pääasiallinen tutkimusmeto-di oli aineistolähtöinen sisällönanalyysi. Aineistoina toimivat Facebook- yhteisöpalveluun perustettujen Porvoo Works- suunnittelu- sekä markkinointiryhmien sisällöt. Ryhmien aktiivisuutta seurattiin ennen ja jälkeen tapahtuman, jonka perusteella tehtiin johtopäätökset. Aineistoja on käsitelty kahtena eri kokonaisuutena niiden erilaisten tar-koitusperien vuoksi, mutta niitä on pyritty analysoimaan samoista näkökulmista. Tulokset osoittivat, että sosiaalinen media toimi parhaiten pienimuotoisen ja tavoitteel-lisen suunnittelutyön tukena. Esimerkkinä suunnitteluryhmän eräs keskustelufoorumi, jossa pohdittiin tapahtumalle uutta nimeä. Facebookissa jokainen saattoi tuoda oman ideansa esille milloin vain, ajasta tai paikasta riippumatta, joka on varmasti yksi syy sen toimivuuteen suunnittelutyökaluna. Markkinointitarkoitukseen luodusta ryhmä ei taas vastannut yhtä hyvin sille asetettuihin tavoitteisiin, mutta esille nousi paljon hyviä kehit-tämisideoita. Markkinointitarkoitukseen olisi Facebookissa toiminut paremmin ”Sivu”- verkostoitumistyökalu. Myös kohderyhmää voisi lähestyä ja aktivoida henkilökohtaisemmin.

The objective of this thesis was to examine the role of social media when organizing an event. The research problem was to study the use of social media in event planning and marketing. Furthermore, the focus was also on exploring how social media works most efficiently at the planning stage. The case in question was “Porvoo Works”, an event built around encounters between young people and working life. The event was part of a Symbio Living Lab- project and it was held on Porvoo Campus in March 2011. The conceptual framework introduced literature on social media. However, the entire concept was not covered, but the most important points concerning this case, such as social networking and communality were discussed. The study was conducted by means of content analysis and the research methodology was qualitative. The data were collected from different discussion forums in Facebook groups created for planning and marketing Porvoo Works. There were four discussion forums in the planning group and two tabs, “Events” and “Discussion” in the market-ing group which were the most significant for this study and therefore taken into ac-count. The conclusions were drawn from an analysis of activity and functionality re-flected against the aims defined for the groups. The data were handled as two separate entities; planning and marketing. The reason for choosing Facebook as the only mean of social media was because it was the most common medium for all the participants in the Porvoo Works- team. The findings indicated that social media was used most actively as a tool for small-scale innovative planning work. This may be exemplified by a discussion forum where a new name for the event was considered. In Facebook one could introduce his/her own ideas without being dependent on time or place, thus actively and innovatively contrib-uting on the forum for ideas. The group created for marketing purposes did not oper-ate that well, yet lots of useful improvement ideas emerged from the marketing group. There were some basic functions that could have been improved. For instance, instead of “group”, a “Page” could have been created for marketing on Facebook. Finally, also approaching the target group, mainly including the local high school students, could have been done with a more personal approach.