Kokous- ja tapahtumajärjestäjien toiveet ja odotukset : Case Porvoo Tours Oy:n PremiumVisit -asiakkaat

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää millaisia odotuksia ja toiveita on henkilöillä, jotka päättävät kokousten, kongressien ja muiden yritystapahtumien järjestämisestä ja varaamisesta.

Työn empiirisen kyselyn kohderyhmäksi on valittu kokousjärjestäjiä (asiakkaita) Porvoo Tours Oy:n asiakasrekisteristä ja tutkimusaiheeksi heidän toiveensa ja odotuksensa PremiumVisit -yritysten suhteen. Tutkittavat asiakkaat ovat eri yritysten, yhteisöjen, valtion tai kaupungin palveluksessa toimivia henkilöitä. Empiirinen osuus on toteutettu sekä sähköpostikyselynä että teemahaastatteluina.

Teoriaosuudessa avataan eri käsitteet kuten liikematkailu ja MICE, kokousten ja tapahtumien järjestäjät, kokousasiakkaat ja kokous- ja tapahtumapalvelujen tuottajat. Teoriaosuudessa kerrotaan liikematkailun muodoista ja muista yritysmatkailutapahtumista ja esitellään onnistuneeseen kokoukseen ja tapahtumaan vaikuttavia tekijöitä. Lisäksi teoriaosuudessa kerrotaan erilaisista ohjelmapalveluista, joita käytetään kokousten ja yritystapahtumien oheisohjelmina, virkistyspäivien tai incentive-matkojen ohjelmina.

Empiirisessä tutkimuksessa kävi ilmi samansuuntaisia asioita kuin aikaisemmissa alan tutkimuksissa. Kokous- ja yritystapahtumien sesongit painottuvat kevääseen ja syksyyn, suosituin kokouspäivä on torstai, suosituin kokouspaikka on kartano. PremiumVisit-yrityksistä kokousjärjestäjillä oli enimmäkseen hyviä kokemuksia, ja erinomaisia mainintoja yritykset saivat esimerkiksi palvelusta, ympäristöstä, paikan varaamisesta ja ruuasta. Eniten kokousjärjestäjät järjestivät virkistyspäiviä ja seuraavaksi eniten kokouksia, kongresseja ja koulutuspäiviä. Tietoa kokouspaikasta etsittiin eniten internetistä, mutta myös toisten suositukset merkitsivät paljon kokouspaikkaa valittaessa. Itä-Uudellamaalla vastaajia kiehtoivat eniten sopiva etäisyys, meri ja saaristo sekä historia ja monipuolinen kulttuuritarjonta. Käytettyjen ohjelmapalveluiden kirjo oli laaja. Kokousten ja yritystapahtumien tulevasta järjestämistarpeesta selvisi, että tilaisuuksia on tarkoitus järjestää entiseen malliin taloudellisesta laskusuhdanteesta riippumatta, joskin erilaisia juhlia saatetaan jättää pois ja kuluihin kiinnitetään monessa yrityksessä entistä enemmän huomiota.

The aim of this thesis is to study the wishes and expectations of the persons, who make the decisions when organising meetings, congresses and other business events.

The target group of the empirical part of the thesis is a customer group of conference organisers from Porvoo Tours and their wishes and expectations conserning PremiumVisit companies. The investigated customers work for different companies, organisations, communities or state of Finland. The empirical part both by quantitative (e-mail enquiry) and qualitative theme interviews were applied.

In theory part we introduce different concepts like business travel and MICE, conference organisers, conference customers and producers of conference and event services. We cover different forms of business travel and business travel events and present the causes and motives influencing event planning. Furthermore we present different event services which are used as social programme at conferences and business events and also during incentive and recreation trips.

The findings of the empirical research were in line with earlier studies related to conferences. Conference and business events have busy periods in particular in spring and autumn, the most popular meeting day is Thursday, the most popular meeting place is a manor. In most cases the conference organisers were satisfied with the PremiumVisit companies and especially with their ability to manage service, milieu, booking and food etc. Mostly the conference organisers arranged recreation days but also meetings, conferences and get-togethers for professionals. Information about different conference places could be found from the internet but also recommendations were important when choosing the place. In Eastern Uusimaa the respondents were allured most by convenient distance, the sea and the archipelago, the history and the versatile cultural supply.The spectrum of the used event services was wide. About the expected need to arrange conferences and business events we found out, that occasions will be mostly organised as much as earlier despite the economic recession, but some festive events might be excluded and expences will be paid more attention to in many companies.