WITMSE 2010 konferenssin järjestäminen Tampereen teknillisellä yliopistolla

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli järjestää kansainvälinen konferenssi Tampereen teknillisellä yliopistolla. Konferenssi oli WITMSE 2010, Workshop on Information Theoretic Methods in Science and Engineering 2010. Projektin tavoitteena oli hoitaa käytännön järjestelyt konferenssia varten. Opinnäytetyö käsittelee kansainvälisen konferenssin suunnittelua ja järjestämistä projektityön ja projektihallinnan näkökulmasta.

Teoreettinen viitekehys perustuu projektityöhön, projektin hallintaan, konferenssin järjestämiseen ja budjetointiin. Työn tarkoituksena oli selvittää tehtävät, joita vaaditaan kansainvälisen konferenssin järjestämiseen ja kuinka konferenssiprojektia hallitaan. Työhön käytettiin lähteinä projektityöhön, projektin hallintaan, tapahtuman järjestämi-seen sekä konferenssin järjestämiseen liittyviä kirjoja, julkaisuja ja Internet-sivuja.

Opinnäytetyö käsittelee konferenssin järjestämisen aina suunnittelusta talouden päättämiseen asti. Työstä ilmenee kuinka monia asioita tulee huomioida konferenssin järjestämisen eri vaiheissa ja kuinka rajatun ajan sisällä tehtävä työ etenee sovitussa aikataulussa ja budjetissa.

Onnistuneen konferenssin järjestämiseen vaaditaan selkeä tehtävien ja vastuiden jakaminen, tarkka aikataulu konferenssin käytännön järjestelyiden eri vaiheisiin ja realistinen budjetti. Konferenssia voidaan kehittää ja parantaa tekemällä konferenssin osallistujille asiakastyytyväisyyskysely, kuinka konferenssin järjestelyt ovat toimineet konferenssin aikana ja ennen konferenssia.

The purpose of this thesis was to organize an international conference called WITMSE 2010, Workshop on Information Theoretic Methods in Science and Engineering 2010 at the Tampere University of Technology. The aim of the project was taking care of all practical arrangements for the conference.

The theoretical section explores the project work, project management, conference arrangements and budgeting. The objective of this study was to gather information about all things that is required for organizing an international conference and how to managing it.

The thesis covers all conference arrangements from planning till enclosing the finance. These results prove how many things have to be taken care of different steps in the conference and how the arrangements are proceeding in certain schedule and budget.

The findings indicate that organizing a successfull conference, it requires sharing the tasks and duties, strict schedule in different phases of the conference arrangements and a realistic budget. The conference can be improved by making a customer satisfaction survey to the conference participants.