Työvuorosuunnitteluohjelman uuden version arviointi SOK:ssa

Abstract

Työvuorosuunnittelu on kaupan alalla erittäin tärkeää ja sitä varten on tarjolla erilaisia ohjelmistoratkaisuja. Tämän työn tavoitteena on selvittää Mara-Plan-työvuorosuunnitteluohjelman uuden 4-version soveltuvuus toimeksiantajan tarpeisiin. Vaatimukset työvuorosuunnitteluohjelmalle ovat helppokäyttöisyys, muokattavuus ja se, että se ohjaa käyttäjää. Ohjelman 3-versiota käytetään tällä hetkellä koko S-ryhmässä. Se on ollut käytössä 2000-luvun alusta alkaen, joten se on melko vanhanaikainen ja epäkäytännöllinen.

Teoriaosassa esitellään eri työaikamuotoja ja niiden kehitystä viime vuosikymmeninä. Lisä- ja ylitöiden määritelmät käydään myös läpi. Lisäksi käsitellään työaikaan vaikuttavia säännöksiä ja niiden välistä arvojärjestystä. Työvuorosuunnittelua tarkastellaan kaupan alan näkökulmasta ja tutustutaan alalla tehtyihin erilaisiin työaikakokeiluihin.

Case-osassa esitellään toimeksiantaja ja kerrotaan taustatietoja työvuorosuunnittelusta SOK:ssa ja Mara-Plan-ohjelmasta. Lisäksi esitellään työvuorosuunnitteluprosessin eri vaiheet. Tutkimukseen liittyviä haastatteluja pohjustetaan kertomalla uuden version pilottihankkeen taustoista. Tutkimusta varten haastateltiin kolmea pilottihankkeeseen osallistunutta Turun Osuuskaupassa työskentelevää esimiestä. Haastatteluissa käytettiin apuna etukäteen laadittua haastattelupohjaa. Lopuksi haastattelut puretaan ja esille nousseet puutteet ja kehitysideat käydään läpi.

Työvuorosuunnitteluhjelman tulisi olla nopea ja helppokäyttöinen. Mara-Planin 3-versio oli toiminnoiltaan riittävä, mutta ohjelma jäykkä ja vanhanaikainen. Mara-Plan 4 todettiin vastaavan ominaisuuksiltaan ja toiminnoiltaan SOK:n tarpeita. Erityisesti ohjelman nopeus ja käyttöliittymän parannukset arvioitiin tehostavan työvuorosuunnittelua. Tutkimustulosten perusteella ei voida tehdä lopullista päätöstä versionvaihdon suhteen, mutta on selvää, että 4-versiosta kannattaa järjestää kattavampi pilottihanke.

Roster planning is very important especially in retail trade. There are different kinds of software solutions for that purpose. The goal of this thesis is to find out if the new version of Mara-Plan software meets the mandator company’s requirements. These requirements are ease of use, customization and that the software guides the user. Version 3 of Mara-Plan has been in use in the whole S-group from the beginning of 2000s, so it is quite old-fashioned and impractical.

The theory section introduces the different forms of working times and how they have developed in recent decades. The concepts of extra work and overtime work are also explained. The different regulations that affect working times and their hierarchy are discussed as well. Roster planning is reviewed from retail trade’s perspective.

The case section introduces the mandator and presents background information about roster planning in SOK and Mara-Plan software. The different phases of roster planning process are explained. For this thesis, three managers working in Turun Osuuskauppa were interviewed about the pilot project of Mara-Plan 4. The interviews followed a predetermined structure. Finally the results of the interviews are examined.

A roster planning software should work fast and be easy to use. The previous version had adequate functions, but the software itself was inflexible and outdated. It became evident that the new version met the requirements. Especially the fastness and the changes in user interface were estimated to make the roster planning more effective. Based on the results of this thesis, the final decision about changing the version cannot be made, but it became clear that a wider pilot project should be organized.