The Special Features of Organising an Association Event : Case: Jyväskylä Booking

Abstract

The commissioner of this thesis is Jyväskylä Booking, a unit of Jyväskylä Congress Centre Ltd. The aim was to give suggestions and development ideas for Jyväskylä Booking for the future in the field or organizing events for associations. As Jyväskylä Booking has started to provide event management and organizing services, these suggestions are to help them gain more customers and comprehensive service. This called for studying associations and their special characteristics as event organisers. The focus was on international association events mainly organized in the Jyväskylä region.

The study was implemented as a qualitative study, in a theme interview form. Seven associations operating in Finland were individually interviewed with each interview lasting about one hour. The representatives of each association were given the main themes of the interview beforehand, and the interview itself was more conversational.

The interviews were recorded and then analyzed at a later stage of the thesis process. The main issues discovered from the study were divided into operational and marketing issues. Operational issues suggested ways to develop the services and operations of Jyväskylä Booking to improve their event organizing competences. The marketing issues focused on recommendations for the marketing material of Jyväskylä Booking aimed for associations as potential customers.

The thesis can be utilized by Jyväskylä Booking in their efforts to develop their operations in the recently commenced event organizing branch. However, it should be remembered that these recommendations for services and marketing development are solely based on the needs and demands of the potential customers the commercial aspects of which were not considered. The thesis can also be used by others when needing information on the buying behaviour of associations and event organising characteristics.

Opinnäytetyön toimeksiantaja oli Jyväskylä Booking, joka on Jyväskylän Kongressikeskuksen yksikkö. Tehtävänä oli antaa Jyväskylä Bookingille ideoita ja ehdotuksia sen kehitystyöhön tapahtuman järjestämisen saralla. Jyväskylä Booking on alkanut tarjota tapahtumien järjestämisen ja toteuttamisen palveluita, joten näiden ehdotuksien tavoitteena oli saada Jyväskylä Bookingille lisää asiakkaita sekä välineitä kokonaisvaltaisten palveluiden tarjoamiseen. Tämä vaati järjestöjen tutkintaa, sekä sen selvittämistä, mitkä ovat niiden erityisominaisuuksia tapahtumien järjestäjinä. Kohteena olivat kansainväliset järjestötapahtumat, jotka järjestetään Jyväskylän alueella.

Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena teemahaastatteluna. Seitsemää Suomessa toimivaa järjestöä haastateltiin, ja jokainen haastattelu kesti noin tunnin ajan. Jokaiselle haastateltavalle lähetettiin haastatteluiden pääteemat etukäteen luettavaksi, mutta itse haastattelutilanne oli keskustelun omainen. Haastattelut nauhoitettiin ja analysoitiin opinnäytetyöprosessin myöhemmässä vaiheessa.

Analysointitulokset jaettiin kahteen osaan: toiminnallisiin ja markkinoinnillisiin asioihin. Toiminnalliset ehdotukset käsittelivät Jyväskylä Bookingin operatiivisia puolia, jotta se voisi kehittää tapahtumajärjestämispalveluitaan. Markkinointia koskeva osa sisälsi ehdotuksia Jyväskylä Bookingille markkinointimateriaaleista, jotka voidaan kohdentaa järjestöille ja näin ollen potentiaalisille asiakkaille.

Jyväskylä Booking voi hyödyntää tätä opinnäytetyötä tulevaisuudessa vasta aloittamallaan tapahtuman järjestämisen toimialalla. On kuitenkin muistettava, että nämä ehdotukset palveluiden ja markkinoinnin kehittämiseen pohjautuvat vain järjestöjen toiveisiin ja vaatimuksiin eikä kaikkia liiketoiminnallisia puolia ole huomioitu. Tätä opinnäytetyötä voivat hyödyntää muutkin, jotka etsivät tietoa järjestöjen ostokäyttäytymisestä sekä järjestötapahtumien erityispiirteistä.