Ostoreskontran ja sähköisen kierrätysjärjestelmän hankinnan kannattavuus : Case: Tilitoimisto Tuula Paananen Oy

Abstract

Opinnäytetyö sai alkunsa, kun toimeksiantajayrityksessä alettiin harkita ostoreskontraohjelman ja sähköisten ostolaskujen kierrätysjärjestelmän hankkimista. Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, ovatko tilitoimiston asiakkaat kiinnostuneita ostoreskontrapalvelusta ja ostolaskuprosessin sähköistämisestä sekä onko sovellusten hankkiminen kannattavaa.

Tutkimus toteutettiin osin puhelin-, osin käyntihaastatteluina. Puhelun tai tapaamisen aikana täytettiin kyselylomake asiakkaan vastausten pohjalta. Menetelmä kuuluu kvantitatiivisiin tutkimusmenetelmiin. Tilitoimiston asiakkaista haastateltaviksi valittiin 35, joille ostoreskontrasta ja ostolaskujen sähköistämisestä olisi eniten hyötyä. Kaikki 35 asiakasta tavoitettiin ja näistä 16:lle tehtiin haastattelu. Muut 19 sanoivat, ettei heitä kiinnosta palvelu, joten haastattelua ei ollut tarpeellista jatkaa. Kyselyiden avulla selvitettiin asiakkaiden kiinnostus sekä se, paljonko he olisivat valmiita maksamaan palvelusta. Tulosten ja pyydettyjen ohjelmistotarjousten pohjalta laadittiin investointilaskelmia, joiden avulla selvitettiin hankinnan kannattavuus.

Kyselyiden pohjalta ilmeni, että haastatellut eivät olleet kiinnostuneita pelkästä reskontrapalvelusta, mutta reilusti yli kolmannes oli kiinnostunut ostolaskujen sähköisestä käsittelystä ja osalla oli jopa tarve sähköistää ostolaskuprosessi. Kaikki kiinnostuneet toivoivat, ettei palvelu kuitenkaan kasvattaisi kirjanpidon kustannuksia. Vastausten pohjalta lasketut investointilaskelmat osoittivat, että mikäli kaikki kiinnostuneet ottavat palvelun käyttöönsä, investointi ostoreskontraohjelmaan ja sähköiseen kierrätysjärjestelmään on kannattava.

Tulosten pohjalta voidaan päätellä, että tilitoimiston kannattaa ehdottomasti alkaa tarjota sähköisiä palveluita asiakkailleen, sillä tarvetta niille on, ja jo tämänhetkisellä kysynnän määrällä investointi on kannattava. Jatkotutkimuksella voitaisiin selvittää tarkemmin syitä, joiden takia tilitoimiston asiakkaat haluavat tai eivät halua käyttää sähköisiä taloushallintopalveluita.

This bachelor’s thesis was assigned by an accounting firm where they had started to consider if it would be profitable to invest in a purchase ledger program and in an electronic purchase invoice handling system. The purpose of the study was to find out whether the customers of the firm would be interested in purchase ledger service or electronic accounts payable process and if the invest-ment would be profitable.

The study method was quantitative. Customers were interviewed personally or on the phone. The questions were structural and a questionnaire was filled during the interview. There were 35 cus-tomers that were chosen to answer the questions. 19 out of the 35 customers said that they were not interested, so they were not asked more. The rest 16 were interested or they wanted to know more about the process, so they were asked more questions. Besides the interest, customers were asked how much they would be willing to pay for the process. Based on the answers and offers of the purchase ledger programs, investment calculations were made to find out if the investment would be profitable.

The study showed that none of the interviewees were interested in purchase ledger, but over third of them were interested in electronic accounts payable process and some of them had a need for that. Everyone hoped that the new service would not raise the costs of the accounting. The invest-ment calculations clearly showed that the investment would be profitable provided that every in-terested customer would use the service.

The results indicate that it is absolutely profitable for an accounting firm to invest in the program. The customers have a necessity for electronic accounting services and now the interest is high enough to make the investment profitable. A further study could try to find out why customers are or are not willing to use electronic accounting services.