Tarjouslaskentatyökalun laadinta ravintola-alan yritykselle

Abstract

Kannattava liiketoiminta on yrityksen menestymisen kannalta välttämätöntä. Kannattavuuden seuraaminen on eräs tärkeimmistä johdon tehtävistä. Jotta kannattavuutta voidaan seurata, pitää yrityksen kustannusrakenne olla tiedossa. Johdon tehtävänä on kannattavuuteen vaikuttavien seikkojen analysointi sekä tiedon kerääminen ja niiden pohjalta toimiminen. Ravintola-alalla liikevoitto on keskimäärin vain noin viisi prosenttia, vaikka myyntikate on alalla yleisesti suhteellisen korkea. Tästä syystä sisäisen laskentaan ja toiminnan suunnitteluun on syytä panostaa ja varmistaa sitä kautta, että liiketoiminta on kannattavaa. Hinnoittelun on perustuttava todelliseen ja tarkkaan kustannuslaskentaan, jossa on pyritty huomioimaan kaikki yritystoiminnan kulut. Kustannusten kattamisen lisäksi on huomioitava markkinoilla vallitseva hintataso. Tämän opinnäytetyön tavoitteena on kehittää tarjouslaskentaan apuväline, jolla pystytään selvittämään tarjottavan tuotteen omakustannushinta. Tällä pyritään välttämään tuotteiden myyminen liian halvalla tai jopa tappiolla. Laskentatyökalu on tehty Excel- taulukkolaskentaohjelmalla. Toisena tavoitteena on yrittäjän oman tietämyksen lisääminen sisäisestä laskennasta ja tuotteiden hinnoittelumenetelmistä. Opinnäytetyön teoria osaan on valittu sisäistä laskentaa, kannattavuutta ja hinnoittelua käsittelevää materiaalia tätä tavoitetta silmällä pitäen. Case-osassa käydään laskentatyökalun rakenne ja toiminta läpi yksityiskohtaisesti. Tarjouslaskentatyökalu koostuu viidestä aputaulukosta, joista syötetty tieto siirtyy automaattisesti pääsivulle, jolle koostuu tuotteen omakustannushinta. Toiminnallisuuteen ja käytön helppouteen on pyritty yksinkertaisilla päivitystoiminnoilla sekä solujen väriohjauksella. Case-osan lopussa laskentatyökalun toimintaa havainnollistetaan kahden esimerkin avulla. Laskentatyökalu on otettu toimeksiantajayrityksessä käyttöön tilaisuuksien suunnittelussa sekä tarjousten laadinnassa. Työn edetessä sekä sen valmistuttua suurimpana yksittäisenä hyötynä on ollut yrittäjän oma havainto ja ymmärrys siitä kuinka kaikki yritystä koskevat kustannukset, lajista riippumatta, on otettava huomioon laskelmissa sekä hinnoiteltava, jotta toiminnasta on mahdollista saada tavoiteltava voitto.

Profitable business is essential to a successful company. Monitoring profitability is one of the most important jobs of the management. In order to be able to do that, cost structure of the company must be known. Analyzing things that affect profitability, collecting information and acting based on them is the responsibility of the management. In the restaurant business profit in only five percent on average, although sales margin is generally relatively high. For this reason it is important to focus on management accounting and operation. Pricing must be based on true and accurate calculation of costs, where all costs of the business are considered. In addition to covering costs, price level that prevails on the market must be noticed. The purpose of this thesis is to develop an offer calculation tool for an employer functioning on restaurant business. The tool should help to determine the cost price of the product. This way selling products too cheap or even unprofitably should be avoided. Offer calculation tool is made with Excel-spreadsheet. The second objective is to increase the entrepreneur’s knowledge about cost accounting and pricing methods of products. Material that deals with management accounting, profitability and pricing forms the theoretical framework of this thesis. The structure and functioning of the calculation tool is reviewed in the case section. The tool consists of five sheets, where the input information is automatically linked to the main sheet, where the cost price of the product is compiled. Functionality and ease of use have been tried to accomplish with simple update functions and coloring of cells. The function of the calculation tool is demonstrated with the help of two examples at the end of the case. The calculation tool has been introduced to operation planning and offer making in the employer company. The biggest single benefit has been the increased awareness of the entrepreneur about how all the costs of the company must be considered in the calculations and priced so that the pursued profit can be made from the operation.