"Jatkuvaa muutosten virtaa" : Case: Jyväskylän yliopiston tiedekuntien ja laitosten talous- ja henkilöstöhallinnon sihteerit

Abstract

Opinnäytetyössä kuvataan talous- ja henkilöstöhallinnon sihteerien suhtautumista työhönsä, työnsä muutoksiin ja miten viestintä oli tukenut muutosta ja mitkä olivat sihteerien odotukset työltään tulevaisuudessa Jyväskylän yliopiston siirtyessä Yliopistojen Palvelukeskus Certian asiakkaaksi.

Tutkimuksemme oli laadullinen tutkimus ja tutkimusmenetelmänä käytimme teemahaastattelua. Haastatellut kuusi sihteeriä valittiin harkinnanvaraisesti eri tiedekunnista. Opinnäytetyömme näkökulma oli organisaatiossa alhaalta ylöspäin, työntekijän näkökulmasta, vaikka organisaation toimintaa ohjaa sen johtaminen.

Aineiston analyysissa nousi esiin sihteerien epävarmuus tulevaisuuden onnistumisen edellytyksistä. Etenkin uudistusprosessin alkuvaiheessa epäiltiin muutoksen onnistumista ja toimivuutta. Uudistuksen arveltiin yksipuolistavan sihteerin työnkuvaa. Yliopiston johdon viestinnältä sihteerit kaipasivat tietoa siitä, miten muutokset konkretisoituvat heidän työssään. Viestintää ei voinut irrottaa organisaation toiminnasta erilliseksi osaksi, vaan viestintä ja vuorovaikutus olivat organisaation toiminnassa läsnä jatkuvasti. Tutkimuksessa näkyi myös huoli hallintovirastossa ja määräaikaisissa tehtävissä työskentelevien kollegojen jaksamisesta. Sihteerit olivat yleisesti tyytyväisiä työhönsä ja sitoutuivat siihen. Muutosten nopeasta aikataulusta huolimatta haluttiin kehittää sekä työtä että osaamista. Ne, jotka olivat saaneet itse vaikuttaa työtehtäviinsä ja aktiivisesti osallistuneet uudistusten järjestelyihin, olivat tyytyväisiä työssään. Onnistuneet kokemukset uudistamistyöstä lisäsivät luottamusta selvitä jatkossa.

The aim of the thesis is to describe what the attitudes of the secretaries for financial and personnel administration are to work and changes in work and to study how the communication practices have managed to support the change and to define the secretaries’ future work expectations when the University of Jyväskylä starts to buy some of the administrative services at Yliopistojen palvelukeskus Certia, a service centre for universities.

Our research approach was qualitative and semi-structured interviews were used to collect the data. We interviewed six departmental secretaries who were deliberately selected from different faculties. The organisation was seen from bottom to top, from the employee’s viewpoint, although the management is responsible for the operations of the organisation.

The collected material indicated that there was some uncertainty among the interviewees concerning the prerequisites for success to cope with the future changes. The secretaries were concerned about the functionality and implementation of the change especially at the beginning of the process. They thought that the planned reforms would make their job descriptions less versatile. The management of the university was expected to give the employees more detailed information on the concrete changes in their tasks. Communication could not be separated from the rest of the organisation’s operations. Communication and interaction were present in all operations. The results showed also that the secretaries were worried about the wellbeing of their colleagues in central administration and the temporary employees at the university. They were mainly satisfied with their work and committed to it. Despite the very fast timetable of the changes they were willing to develop their work and their own professional skills. Those who had had a possibility to develop actively their own duties and tasks were most satisfied. The successful experiences of the reform process increased positive expectations regarding the future.