OSTORESKONTRAN ULKOISTAMINEN : Case: TBWA\HELSINKI

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia, saavutettiinko ostoreskontran ulkoistamisen tavoitteet. Tutkimuksessa kuvattiin ulkoistamisprosessia, prosessin haasteita sekä kehitystoimenpiteitä prosessin edetessä.

Tutkimus tehtiin laadullisella eli kvalitatiivisella tutkimusmenetelmällä. Aineistoa kerättiin haastattelulla, havainnoinnilla sekä palveluntarjoajan dokumenteista. Aineisto kerättiin tammikuun 2010 ja toukokuun 2011 välisenä aikana.

Tutkimuksessa selvisi, että ulkoistamisen tavoitteet saavutettiin palveluntarjoajan hinnoittelun osalta. Ostoreskontran toimintaa saatiin tehostettua niin, että palveluntarjoaja suostui hinnoittelemaan palvelunsa uudelleen ja TBWA saavutti tavoittelemansa kustannussäästöt. Koska ulkoistamisprosessi oli vielä tutkimuksen loputtua kesken, tavoitteena ollutta kustannussäästöä ostoreskontran hoitamiseen kuluvan työajan vähenemisenä ei saavutettu.

TBWA\Helsinki voi raportoida tutkimuksen pohjalta ketjulle ulkoistamisen kautta saavutettuja kustannussäästöjä. Lisäksi voidaan varovaisesti ennustaa tulevia säästöjä ulkoistamisprosessin edetessä. Toimeksiantajan talousosastolla voidaan tarmokkaasti paneutua tutkimuksessa raportoitujen haasteiden ratkaisemiseen, koska siten voidaan saavuttaa lisäsäästöjä sekä vapauttaa resursseja rutiinitehtävien hoidosta liiketoimintaa ja kannattavuutta tukeviin toimintoihin. Lisäksi ostoreskontran toiminnan tehostaminen vapauttaa kaikkien ostolaskujen käsittelyyn osallistuvien työntekijöiden työaikaa käytettäväksi tuottavaan työhön.

The objective of the research was to study whether the objectives of the outsourcing of accounts payables have been met. The research described the outsourcing process, the challenges in the process and the improvement measures that were taken.

The research method was qualitative case study. The research material was collected by interwiewing, observation and documents provided by the service provider. The research material was collected between January 2010 and May 2011.

The outcome of the research was that the objectives were met concerning the pricing of the service provider. The accounts payables function was optimized to the meet the service providers requirements for the price reduction. The expence reduction objective was met. Since the process is still on-going, the objective of cutting the labour cost of accounts payables process was not yet met by the conclution of the research.

Based on the outcome of the research TBWA\Helsinki is reporting the TBWA chain reductions in expenses. As the outsourcing process proceeds it is also possible to moderately predict future savings. The financial department on TBWA\Helsinki is responding to the challenges which were reported in order to accumulate savings and free resources from routine tasks to business enhancing activities. Furthermore, improving the function of accounts payable will save time for everyone involved in the processing of the invoices, to be used more productively.