Investoinnin kannattavuus ja takaisinmaksu : Ostolaskujen käsittelyjärjestelmäinvestointi

Abstract

Taloushallinnon sähköistyminen ja automatisointi poistaa yrityksiltä manuaalisia työvaiheita ja henkilöresurssit voidaan keskittää yrityksen ydintoimintaan. Nykyaikaiset järjestelmät antavat yritysjohdolle ajantasaista informaatiota yrityksen tilasta ja näin pystytään nopeisiin suunnan vaihdoksiin. Järjestelmähankinta on kuitenkin iso projekti, jossa hyvä ennakkosuunnittelu ja perusteellinen testaus ovat isossa roolissa. Oikein ohjattuna investointiprojekti saavuttaa sille asetetut tavoitteet ja yritys saa käyttöönsä käyttökelpoisen järjestelmän.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on selvittää järjestelmäinvestoinnin kannattavuuteen vaikuttavia tekijöitä ja esitellä erilaisia kannattavuuslaskentamenetelmiä. Tämän työn toimeksiantaja yhtiö X on aloittanut mittavan ostolaskujen käsittelyjärjestelmäprojektin, jonka tarkoituksena on saada automatisoidumpi ja tehokkaampi sähköinen ostolaskujen kierrätysjärjestelmä. Työssä selvitetään erillisen laskelman avulla yhtiö X:n järjestelmäinvestoinnin kannattavuutta ja takaisinmaksuaikaa.

Työn tarkoituksena on antaa toimeksiantajalle toimiva kannattavuuslaskelma, josta ilmenee järjestelmäinvestoinnin mahdolliset kustannus- ja aikasäästöt niin, että yhtiö X pystyy jatkossa hyödyntämään laskelmaa päätöksenteon tukena.

Työ rajataan käsittelemään sähköisen taloushallinnon osalta ostolaskuja, siihen liittyvää sähköistä prosessia ja ostolaskujärjestelmiä. Investointien osalta työ rajataan käsittelemään investointilaskennan perusteita ja erityisesti investointien kannattavuutta ja erilaisia kannattavuuslaskentamenetelmiä.

Yhtiö X:n järjestelmäinvestoinnin kannattavuuteen vaikuttaa manuaalisen työn poistuminen ja laskujen käsittelyn automatisointi. Takaisinmaksuajalle ei ollut määritelty erillistä tavoitetta, ja laskelman oletusarvojen mukaan investoinnin takaisinmaksuajaksi muodostui noin viisi ja puoli vuotta.

Electrification and automation of financial procedures reduces manual work so that human resources can focus more on its core activities. Modern business management systems provide constantly updated information about the company's status and thus enable companies to make rapid changes. Acquiring such a system is a big project, which involves good planning and testing of the functions in advance before implementation. A properly managed investment project achieves the set goals and ensures that the company gets a fully functional system to work with.

The purpose of this thesis was to identify factors which affect the profitability of system investments, and to find out different methods for calculating profitability. This thesis was commissioned by Company X, which has started a major project aiming to get a more automated and more efficient electronic system for processing purchase invoices. The assignment includes a separate calculation which shows the profitability of the investment, and how long the payback period is.

The main aim was to give the client a usable profitability calculation which shows the potential cost and time savings. Company X will be able to take advantage of the calculation when making future investment decisions.

This scope of this thesis is limited to dealing with purchase invoice handling and the related electronic processes within the area of electronic financial management. Regarding investments, the thesis covers basic investment calculation criteria, focusing especially on investment profitability and different investment calculation methods.

Company X's system investment will be profitable investment when manual work decreases sufficiently and invoices are automated as much as possible. Company X had not defined a specific target for the payback, but he investment payback period with these assumptions is about five and a half years.