Helsinki Motorsport Weekend 7.-8.8.2010 : Moottoriurheilutapahtuman järjestäminen

Abstract

Tämä toiminnallinen opinnäytetyö kertoo Elokuussa 2010 järjestetystä Helsinki Motorsport Weekend-moottoriurheilutapahtumasta, jonka järjestäjänä on toiminut T&A Promotions Oy (Toni Rannan ja Ashish Tyagin omistama osakeyhtiö). Tapahtuman tavoitteena oli tuoda moottoriurheilu takaisin Helsingin-alueelle, jossa se on aikoinaan ollut Thunder-ajojen muodossa. Opinnäytetyön sisältö koostuu tapahtuman järjestämisen eri elementeistä, suunnitteluvaiheesta lopputulokseen. Tapahtuman suurina yhteistyökumppaneina toimi automerkki Ford, Gasum-maakaasuyhtiö sekä RedBull / Kopparberg Finland ja tapahtumatekniikasta, cateringista ja lipunmyynnistä vastasi Eastway.

Helsinki Motorsport Weekend järjestettiin 7.- 8.8.2010 Helsingin Kalasataman alueella. Tapahtumassa moottoriurheilutähdet eri autoluokista mittelivät paremmuudestaan, Kalasatamaan rakennetulla moottoriurheilustadionilla. Yhteensä tapahtumaan osallistui yli kolmekymmentä nimekästä kuljettajaa, monesta eri autourheiluluokasta. Tähdet kisailivat viikonlopun aikana kolmella erityyppisillä kilpa-autoilla.

Opinnäytetyön teoria koostuu tapahtuman suunnittelusta ja sen eri osavaiheista ja toteutuksesta. Teoriana opinnäytetyössä on käytetty Event Management for tourism, cul-tural, business and sporting events ja Risk Management for Meeting and Events kirjoja. Tapahtumaa markkinoitiin monella eri keinolla, joista suurimmassa roolissa olivat TV-mainonta, lehtimainonta sekä internet/sosiaalinenmedia. Mainonta oli kohdistettu moottoriurheilun ystäville sekä lapsiperheille.

The thesis was carried out as a project. In August 2010 T&A Promotions Oy, which is a company owned by Ashish Tyagi and Toni Ranta, arranged a motorsport event called Helsinki Motorsport Weekend. The aim of the event was to bring motorsport back to Helsinki, as the last time motorsport in the capital was seen in 1997 when the last “Thunder”-motorsport event was arranged. The thesis presents different elements of event organizing, from planning a event to arranging one. Helsinki Motorsport Week-ends´ biggest partners were Ford, Gasum, RedBull/Kopparberg Finland and Eastway that were in charge of catering, ticket sales and audio/video of the event.

Helsinki Motorsport Weekend was held on the 7th and 8th of August 2010 in Helsinki, Kalasatama area. Over 30 well-known motorsport stars from around the world competed with each other in three different types of racecars.

Different areas of event planning and event planning itself are a part of the theoretical framework of this thesis, as well as event organizing. The main theory sources were event organizing and event planning books such as “Event Management for tourism, cultural, business and sporting events” and “Risk Management for Meeting and Events”.

Helsinki Motorsport Weekend was marketed on TV, radio and Internet (mostly social media). The target groups of the event were people interested in motorsport and families with children.