Projektikäsikirja toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon : onnistuneen käyttöönoton edellytykset pienessä ja keskisuuressa yrityksessä

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena on luoda Monitor ERP System Finland Ab:lle projektikäsikirja, jonka avulla uudet asiakkaat voivat valmistautua MONITOR G5 -toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon. Tarkoituksena on tuottaa tiivis ja informatiivinen projektikäsikirja ja samalla kehittää nykyistä käyttöönoton toimintamallia asiakaskyselyn pohjalta. Koska lopputuotosta ei julkaista tämän opinnäytetyön yhteydessä, pohjautuu tähän raporttiin koottu tieto pääasiassa julkisiin lähteisiin.

Projektin onnistumiseen vaikuttavat olennaisesti oikein valittu projektiryhmä ja projektin eri vaiheiden oikea resurssointi. Käyttöönotolle oleellista on asettaa projektille selkeät tavoitteet, budjetti ja aikataulu. Projektissa tulee myös varautua mahdollisiin ongelmiin käyttöönoton aikana laatimalla riskianalyysi sekä pyrkiä ennalta ehkäisemään tai minimoimaan riskien toteutuminen.

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektin alussa kartoitetaan yrityksen olemassa olevat liiketoimintaprosessit sekä tunnistetaan mahdolliset ongelmakohdat, virheet ja tarpeettomat työvaiheet. Käyttöönotto on hyvä ajankohta kehittää yrityksen työtapoja ja prosesseja, jotta tuotantoa saadaan tehostettua ja kustannuksia minimoitua.

Järjestelmä asennetaan yrityksen laitteille. Vain tarpeellinen ja oikeellinen tieto siirretään vanhasta järjestelmästä uuteen. Tämän jälkeen järjestelmä testataan ja yrityksen henkilöstö koulutetaan ennen varsinaista käyttöönottoa. Muutosjohtamisen keinoin saadaan varmistettua, että uudet työtavat ja rutiinit jalkautuvat osaksi yrityskulttuuria. Muutosjohtamiselle ja ammattitaitoisella projektihallinnalla edesautetaan uudelle järjestelmälle asetettujen tavoitteiden saavuttamista.

MONITOR G5 -projektikäsikirjaa työstettiin tämän opinnäytetyön tutkimustulosten, Monitorin vanhan projektikäsikirjan sekä konsulttien ammattitaidon ja kokemusten pohjalta. Lopputuloksena saatiin aikaan uusi ajantasainen tiivis ja selkeä projektikäsikirja MONITOR G5 -järjestelmän käyttöönotosta. Lisäksi luotiin asiakaskyselylomake, jolla on tarkoitus kerätä kymmeneltä uusimmalta asiakkaalta palautetta toteutetusta käyttöönotosta. Jatkossa kyselyn avulla kehitetään Monitorin käyttöönottokäytäntöjä tarpeen vaatiessa sekä kartoitetaan asiakkaiden tarpeita konsultoinnin, koulutuksen tai järjestelmän osalta.

In this thesis the goal is to create compact new project handbook how ERP implementation is executed by Monitor ERP System Finland Ab. With the handbook new customer can get familiar how implementation is proceeded and what are key factors for successful ERP implementation. Assignment is to create compact but informative handbook and with customer survey to develop existing implementation project model. Because the MONITOR G5 handbook will not be published outside of Monitor and its customers, this thesis report will present ERP implementation and project management on a general level gathered from public sources.

Correctly chosen project group and right resourcing of different project tasks are vital for ERP implementation to succeed. It is also vital to set clear goals, budget and schedule for the implementation. In every implementation risk analysis should also be done in order to avoid or minimize possible risk while implementing.

In the beginning of the implementation, existing processes and work routines are mapped and potential problems, errors and unnecessary tasks are recognized. While implementing new ERP system there is good opportunity to develop business processes and work routines for higher productivity and lower costs.

New ERP system is installed to customers hardware and only necessary and correct information is transferred from the old system to the new ERP. Then new system is tested and personnel will be educated how to use new ERP before actually starting to use the new system to run the business and production. Executing change management methodology while implementing company can assure that new ways of working and routines are anchored in the company’s business culture. By executing professional change and project management companies can achieve goals that were set for the new ERP system.

MONITOR G5 handbook was based on this thesis report, Monitors old project handbook and consultants professional experience. Result was compact, informative and up to date handbook about implementing MONITOR G5 for a new customer. In addition, a customer survey was created. With the survey, Monitors implementation will be developed if needed and customers’ needs for additional consulting or system education is researched in the future.