Hankintatoimen kehittäminen : ostolaskukäsittely

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää Kolmeks Oy:n hankintatoimen konkreettiset kehittämiskohteet. Tiedettiin jo, että haluttiin tehdä uudistuksia hankintatoimessa ja varastohallinnassa. Kehitysvaihtoehdoista haluttiin valita sellaiset, jotka olivat realistisia ja jo ulkoisten kumppaneiden käytössä. Tavoitteena oli etsiä menetelmiä, joiden käyttöä voidaan laajentaa myöhemmin muussakin toiminnassa. Tutkimusmenetelmänä oli kvalitatiivinen tapaustutkimus. Empiirinen tieto hankittiin perehtymällä yrityksen hankintaprosessiin ja sen ongelmakohtiin.

Työssä perehdyttiin toiminnan prosesseihin, jotta saatiin riittävä kuva kehitystarpeista. Erilaisiin toimintoihin liittyvää kirjallisuutta kerättiin ja niistä pyrittiin etsimään osia, jotka tukevat toimintojen kehittämistä. Osto- ja hankintatoimi on merkittävä osa muuta yrityksen toimintaa. Kirjallisuuden aihepiirejä olivat materiaalihallintoon, teollisuustalouteen, logistiikkaan, liiketalouteen, taloushallintoon ja prosessien johtamiseen liittyvä kirjallisuus. Toiminnan tuntemuksen osalta hyödynnettiin organisaation henkilöstön tietoa, kiinnostuksen kohteita ja tulevaisuuden näkemyksiä.

Työ rajattiin eri vaihtoehtojen tutkimisen jälkeen ostolaskujen käsittelyn kehittämiseen. Todettiin, että aikaa ja vaivaa käytettiin liian paljon lasku-käsittelyyn. Virhemahdollisuus eri vaiheissa oli myös olemassa. Erityiseksi kehittämiskohteeksi valittiin ostolaskujen kierrätyksen automatisoinnin lisääminen järjestelmää vaihtamalla. Olemassa oleva ostolaskujen kierrätysjärjestelmä ei mahdollistanut muutosta. Kehitystyö oli järjestelmän käyttöönottoprojekti.

Tuloksena saatiin kerättyä mahdolliset kehitysalueet ja -kohteet tulevaisuutta ajatellen. Toisena tuloksena oli ohjelmistoprojektin läpivieminen ja siinä koetut haasteet. Suurimpana ongelmana oli aikataulun pettäminen. Samalla todettiin, että on asioita, joita ei voi ottaa huomioon tai pitäisi ennakoida paremmin. Jatkoa ajatellen tämä työ helpottaa uusien kehityskohteiden tunnistamista ja erityisesti uusien ohjelmistotoimitusten määrittelyä entistä tarkemmin, niin että ohjelmistot osataan vaatia valmiiksi testattuina ennen käyttökoulutusta.

This work was done because Kolmeks Oy needs to know some possibilities how will be developed purchasing. There was already indicated that the plan was to do something renewal. Selectable options were be those who were realistic and external partners used it already. The plan was to use the find methods which may be extended later to other activities. The work was a quantitative examination of a case study. Methodological choice was using empirical research on the procurement process, and then analyzed the potential problem areas.

Purchase processes must be learned before they can get suitable development subjects. Many books of different actions were collected. There were been searching elements that supports function developments. Purchasing is important part of company business economy, but books of it were not found. The books of business economy, material management, logistics and process management can be found. The knowledge of action processes got from company staff.

When different research work did done this work defined to purchase invoice process development. It was learned that there were used too more time purchase invoicing process. Automation of the process must be developed more. At this time used system of invoice processing was not suitable for this. The development process was invoicing system implementation.

At the end of this case they can get development areas what can use at future. Other result was the program process implementation that was big challenge. The biggest problem was failed schedule. Same time was known it can be bigger things that cannot be noticed.