Asiakaslähtöisen tapahtuman suunnittelu ja toteutus

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää Tampereen ammattikorkeakoulun (myöhemmin TAMK) yrittäjyyden ja tiimijohtamisen yksikön, Proakatemian, juhlakonseptia. Opinnäytetyössä kuvaillaan juhlakonseptin suunnittelun uudistamista varten käytettyjä menetelmiä sekä esitellään asiakkaille tehtyjen palautekyselyiden tuloksia. Kuvauksessa käydään läpi kronologisesti projektin sekä itse tapahtumatuotannon ydinkohtia. Opinnäytetyö syntyi tekijöiden mielenkiinnosta tapahtumatuotantoon, palvelumuotoiluun, asiakaslähtöiseen suunnitteluun sekä näiden aihealueiden yhdistämiseen.

Proakatemian yhteisten tapahtumien suunnittelun uudistamiseksi luotiin Proakatemian 20 -vuotisjuhlat asiakaslähtöisen suunnittelun menetelmillä. Tapahtuma järjestettiin Tampereen Pakkahuoneella syyskuussa 2019. Juhlakonseptin suunnittelu toteutettiin kokonaisuudessaan asiakaslähtöisen tapahtumasuunnittelun keinoin, koko yhteisöä hyödyntäen. Tapahtuman toteutuksessa haluttiin huomioida asiakas alusta loppuun, joten sen toteutuksen suunnittelussa hyödynnettiin palvelumuotoilun periaatteita sekä palvelupolkua.

Opinnäytetyössä kerrotaan projektiorganisaation työvaiheista sekä suunnitteluprosessin etenemisestä sekä sisällöstä. Kyselytutkimuksissa puolestaan huomioidaan asiakkaiden kokemukset asiakaslähtöisen suunnittelun toteutumisessa onnistumisesta sekä tapahtumasta ja sen ohjelmasta.

Kehittämisehdotuksia tulevien tapahtumien järjestämistä varten on koostettu muistilista tapahtumatuottajalle. Muistilistoissa opastetaan projektiorganisaation muodostamisessa, asiakasprofiilien määrittelyssä, vertailuanalyysien tekemisessä, yhteiskehittämisessä, asiakaslähtöisen tapahtuman toteutuksessa ja palautekyselyiden teettämisessä.

The objective of this study was to develop the event concept of Proakatemia, which is the unit of entrepreneurship and team leadership in Tampere University of Applied Sciences (later TAMK). The thesis describes the methods used to renew the event concept and presents the results of customer feedback surveys. The description chronologically covers the central points of the project and the event production. The thesis arose out of the authors’ interest in event production, service design, customer-driven design and a combination of these three.

In order to renew the planning of Proakatemia’s joint events, the Proakatemia 20th anniversary was created with the help of customer-driven design. The event took place at Pakkahuone Tampere in September 2019. The party concept was executed entirely by using customer-driven design, utilising the whole Proakatemia community. The purpose of the event was to consider the customer from start to finish, so the service design and service path were used to design the event. The content and the stages of work done by the project organisation as well as the progress of the planning process were presented in the description of the anniversary. The study of the customer feedback surveys focused on the customers’ impressions of the success of the customer-driven event planning, as well as the event and its program.

The development suggestions for organising future events were compiled into a checklist for the event producer. The checklists guide through project organisation, customer profile definition, benchmarking, co-development, customer-driven event implementation and performing feedback surveys.