Sähköisen työajanraportoinnin käyttöönotto: Case RTK-Palvelu Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena oli tutkia sähköisen työajanraportointiohjelman käyttöönottoa RTK-Palvelu Oy:ssä. Yrityksen työntekijöillä, eli siivoojilla, on ollut käytössä paperiset tuntilaput, mutta niistä on tarkoitus luopua vuoden 2011 loppuun mennessä. Tuntilaput korvaava Mobilog-työajanraportointiohjelma on ollut koekäytössä yrityksessä keväästä 2010 lähtien n. 30 henkilöllä. Yhteensä käyttäjinä tulee olemaan siivoojia, palveluesimiehiä ja palkanlaskijoita n. 2 000. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää sähköisen Mobilog-työajanraportointiohjelman käytön hyödyt ja haitat, sekä ohjelman kehittämistarpeet RTK-Palvelu Oy:ssä.

Tutkimusmenetelmänä käytettiin kvalitatiivista menetelmää. Teoriaosiossa käsiteltiin sähköistä työajanseurantaa, yrityksen aikaisempaa työajanraportointityyliä tuntilappujen avulla sekä Mobilog-työajanraportointiohjelman perusteita. Opinnäytetyön empiirisessä osiossa työntekijöiden kokemuksia ja mielipiteitä uudesta ohjelmasta sekä ohjelman käyttöön liittyvästä koulutuksesta selvitettiin toukokuussa 2011 järjestetyllä kyselyllä.

Ohjelman käytön eduiksi voidaan katsoa työtuntikirjausten siirtyminen ohjelmassa reaaliajassa eteenpäin, mikä osaltaan nopeuttaa työajanraportointiprosessia. Samalla virheen mahdollisuus pienenee sekä paperin säästö kasvaa huomattavasti, kun tarvittavat tuntitiedot löytyvät koneelta. Etuna voidaan pitää myös kirjausten säilymistä ohjelmassa.

Kyselytutkimuksessa selvisi, että Mobilog –ohjelmaa käyttänyt työntekijäjoukko oli pääasiassa tyytyväinen koulutukseen ja avun saanti ohjelman käyttöongelmiin koettiin helpoksi. Kysyttäessä ohjelman ominaisuuksista vastaajat olivat aika tasapuolisesti samaa ja eri mieltä. Esimerkiksi moni ei pitänyt ohjelman käyttöä sujuvampana kuin tuntilappujen käyttöä, mutta ohjelmaa pidettiin pääasiassa luotettavana. Suurimmiksi haitoiksi koettiin ohjelman hitaus sekä lisä- ja ylityötuntien kirjaaminen ohjelmaan manuaalisesti.

Introduction of electric working hours reporting: case RTK-Palvelu Oy.

The subject of this thesis was to examine introduction of electronic working hours reporting program in RTK-Palvelu Oy. Company’s employees, in other words cleaners, have been using paper timesheets, but the company is going to give up using them by the end of year 2011. Working hours reporting program Mobilog, which replaces paper timesheets, has been tested by approximately 30 persons in the organization since spring 2010. Altogether there is going to be about 2 000 users for the program, consisting of cleaners, service foremen and accountants. The purpose of this thesis was to find out electronic working hours program Mobilog’s benefits and drawbacks, and also its need for improvement in the company.

Research method of this thesis was qualitative method. The theoretical part of this thesis discusses electronic working hours reporting, company’s former working hours reporting style with paper timesheets and basic information about Mobilog -program. In the empirical part of this thesis employees’ experiences and opinions about the new program and instruction about using the program were solved with questionnaire, which was arranged in May 2011.

The benefit of the program that can be considered, is documenting of hours worked transferring in the program in real time. It accelerates working hours reporting process. At the same time possibility of mistakes becomes smaller and saving paper increases noticeably, when all the information can be found from computer. One benefit is also that documented information remains in the program.

The survey solved that the group of employees who used Mobilog were mainly satisfied about instruction and they felt it easy to get help in case of problems. When asked about the program’s characteristics, respondents evenly agreed and differed with them. For example many of respondents thought that using the program isn’t more fluent compared to using paper timesheets, but the program was essentially reliable. In respondents opinion largest barriers in the program were its slowness and that the employees had to document additional work and overtime hours to the pro-gram manually.