Netsuite taloushallintojärjestelmän hyödyt kasvavalle ja kansainvälistyvälle yritykselle sekä onnistuneen käyttöönoton vaatimukset : Case: Woolman Oy

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajayritys Woolman Oy on jyrkässä kasvun ja kansainvälistymisen vaiheessa, eikä yrityksen nykyinen taloushallintojärjestelmä vastaa muuttuneisiin tarpeisiin. Tavoitteena oli selvittää, millaisia ominaisuuksia kasvava ja kansainvälistyvä kohdeyritys odottaa ja vaatii uudelta, ennalta valitulta taloushallintojärjestelmältä Netsuitelta. Tämän pohjalta tutkittiin, miten uusi järjestelmä tukee vaadittuja ominaisuuksia sekä mitä konkreettista hyötyä uusi järjestelmä tuo kohdeyritykselle.

Toimeksiantaja suorittaa uuden järjestelmän käyttöönoton itse, mutta heillä ei ollut aiempaa kokemusta prosessista. Siksi tutkimuksen toisena tavoitteena oli tutkia käyttöönoton vaatimuksia, kuten resursseja.

Tutkimus toteutettiin laadullisella eli kvalitatiivisella menetelmällä. Aineistonkeruumenetelmänä oli neljä puolistrukturoiduksi määriteltyä haastattelua, jotka litteroitiin ja analysoitiin teemoittelun keinoin.

Tutkimuksessa selvisi, että järjestelmän tärkeimpiä kasvua tukevia tekijöitä ovat automatisoidut toiminnot ja prosessit sekä tiedon keskittämisen myötä saatava läpinäkyvyys kaikkeen yrityksen toimintaan. Kansainvälistymisen näkökulmasta keskeistä oli maayhtiöiden tukeminen ja sen myötä maakohtaisten lakisääteisten velvoitteiden ja kirjanpitosäädösten huomioiminen sekä konsernitason raportointimahdollisuudet. Käyttöönoton vaatimuksista keskeisin havainto oli sen vaatimat suuret resurssit niin määrän kuin osaamisen osalta. Toimeksiantajan osalta nimenomaan resurssien puute paljastui suurimmaksi haasteeksi.

Keskeinen johtopäätös oli, että uusi järjestelmä tukee monelta osin yrityksen kasvua ja kansainvälistymistä. Järjestelmässä on myös lukuisia jatkokehitysmahdollisuuksia.

The study was assigned by Woolman Oy, which is in the phase of growth and internationalization. The current financial system does not meet the changing requirements. The objective of the study was to find out what kind of features a growing and globalizing company demands from the new predetermined financial system Netsuite and, based on that, how the new system supports those features and what concrete benefits the system creates.

Woolman Oy will carry out the implementation of the new system themselves, but they do not have earlier experience of the process. Therefore, the second objective of the study was to research the requirements of the implementation, such as resources.

The method of the study was qualitative research. The data collecting was made with four semi-structured interviews. The interviews were transcribed and the data analyzing method was thematic analysis.

The research revealed that the most important growth-supporting factors in the system are automated functions and processes along with the transparency to all operations of the company. Centralized data was the key element for enabling transparency. From internationalization’s point of view, it was essential that the new system supports multiple countries and their legal responsibilities as well as specific accounting rules. Another important thing was the real-time consolidated reporting possibilities. The critical finding of the implementation requirements was that it demands a significant amount of resources. In Woolman Oy the biggest challenge is specifically the lack of resources.

The main conclusion of the study was that the new system supports growth and internationalization in many ways. It has also several possibilities for further development.