Kulkulupakoordinaattorin käsikirja kokousturvallisuuden tukena

Abstract

Suomi toimi kolmatta kertaa EU-puheenjohtajamaana 1.7.–31.12.2019 ja valtioneuvoston kanslian EU-puheenjohtajuussihteeristö vastasi kokousten kaikista käytännön järjestelyistä. Puheenjohtajakauden alussa kulkulupiin liittyvä tieto oli hajallaan eri ihmisillä ja järjestelmissä, eikä käytössä ollut kirjallisia toimintaohjeita osallistujalistojen koostamiseen eikä myöskään sanallisia tai visuaalisia prosessikuvauksia. Näistä lähtökohdasta syntyi ajatus laatia kulkulupakoordinaattorin käsikirja toiminnallisena opinnäytetyönä.

Produktin tavoitteena on kartoittaa kaikki Suomen EU-puheenjohtajakaudella 2019 käytetyt kulkulupatyypit, sekä laatia sanallinen ja kuvallinen prosessikuvaus kulkulupakoordinaattorin työn kannalta keskeisimmistä kulkulupatyypeistä. Lisäksi tavoitteena on koostaa epävirallisten ministerikokousten ja virkamieskokousten kulkulupaprosessista mahdollisimman helppotajuinen ja yksityiskohtainen toimintaohje. Tutkimusote on kvalitatiivinen eli laadullinen ja tiedonkeruumenetelminä on käytetty havainnointia, konsultointia sekä puheenjohtajuussihteeristön sisäisiä dokumentteja kuten sähköposteja, kokousmuistioita ja kokouskohtaisia perehdytysmateriaaleja.

Opinnäytetyön tietoperustassa käydään läpi kirjallisuuden ja verkkolähteiden pohjalta tapahtumien riskejä, riskien tunnistamista, analysointia ja käsittelyä. Tämän jälkeen perehdytään tapahtumaturvallisuuteen ”kovan” turvallisuuden eli tarkoitukselliselta vahingoittamiselta suojautumisen näkökulmasta. Kokousturvallisuutta tarkastellaan kulkulupakoordinaattorin näkökulmasta niin, että teoriatiedon rinnalla pyritään tuomaan esille myös sitä, kuinka käsikirja osaltaan tukee kokousturvallisuutta ohjeistamalla mm. akkreditointiin, kulkulupiin ja niiden antamiin kulkuoikeuksiin, osallistujalistojen laatimiseen sekä henkilötietojen ja kulkulupien tietoturvalliseen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä.

Käsikirjan kirjoittaminen aloitettiin lokakuussa 2019 ja ensimmäinen versio valmistui joulukuussa 2019. Tämän jälkeen käsikirjaa on muokattu EU-puheenjohtajuussihteeristön asiantuntijoilta saatujen kommenttien pohjalta tammi-helmikuussa 2020. Opinnäytetyötä ei ole tehty toimeksiantona kohdeorganisaatioon, mutta valmis käsikirja kuitenkin lähetetään valtioneuvoston kanslian valmiusyksikköön ja puheenjohtajuussihteeristön päällikölle mahdollista arkistointia ja/tai muuta jatkokäyttöä varten. Tätä kirjoitettaessa ei ole vielä tiedossa, kuinka opasta mahdollisesti hyödynnetään.

Käsikirja on tarkoitettu ainoastaan valtioneuvoston kanslian sisäiseen käyttöön, sillä se sisältää luottamuksellista ja turvaluokiteltua tietoa. Tämän opinnäytetyön raporttiosan yhteydessä siitä julkaistaan liitteenä kuitenkin sisällysluettelo.