Pilotti tukena Vaasan liikuntapalveluiden tilavarausten sähköisen asioinnin laajemmassa käyttöönotossa
Kivelä, Sari (2020)
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202004215475
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202004215475
Tiivistelmä
Digitalisaatiota pidetään aikakautemme suurimpana muutosvoimana, minkä myötä informaation hankinta, tuotteiden ja palveluiden osto sekä muu asiointi on siirtynyt verkkoon, josta palvelu on saatavilla ympäri vuorokauden. Tällainen verkosta saatu palvelu koetaan usein positiivisena. Kuluttajamarkkinat ovat tuoneet paineita myös julkisen puolen digitalisaation kehittämiselle. Vaasan kaupungin strategian 2018-2021 sekä Digitaalivision 2019-2025 mukaisesti kaupunki tavoittelee, että sen palveluista saadaan 90% sähköistettyä. Liikuntapalveluiden seuraava sähköistämisen kohde on liikuntavuorojen varaukset. Liikuntapalveluissa jaetaan vuosittain noin 81 000 h liikuntavuoroja, mikä on noin 40 000 kpl yksittäistä varausta. Liikuntapalveluissa on käytössä vuorojen hallinnointiin Timmi – tilavarausohjelma, jossa on mahdollista ottaa käyttöön sähköinen asiointi. Sen avulla asiakkaat tekevät vuoroanomuksen sähköisessä ympäristössä syöttäen kaikki tarvittavat tiedot järjestelmään odottamaan liikuntapalveluiden työntekijöiden käsittelyä. Tämän työn tavoitteena oli aikaansaada toimintamalli, jonka avulla lopullinen kaikkia liikuntatiloja käsittävä sähköinen asiointi otetaan käyttöön keväällä 2020.
Toimintamallin valmistumista edelsi pilotointivaihe, jossa sähköinen asiointi otettiin käyttöön neljässä liikuntatilassa. Pilottiprojektia teki projektiryhmä, jonka koko oli lopullisesti kahdeksan henkilöä (alussa kuusi) ja pilottiin osallistuvia seuroja oli 19 sekä näiden yhteyshenkilöitä 22. Pilotointiin sisältyi tarpeiden määrittely ohjelmatoimittajan kanssa sekä sähköisen asioinnin käyttöönottoon liittyvän materiaalin ja ohjeiden tuottaminen sekä seurojen opastaminen ohjelman käyttöön. Kehittämistyön lähestymistapana oli laadullinen toimintatutkimus. Projektiryhmän tärkeäksi työmenetelmäksi muotoutui työpajatyöskentely. Työmenetelminä käytettiin myös net scouting- sekä expert interviews-menetelmää. Pilotointivaiheesta kerättiin palautetta seurakyselyllä sekä liikuntapalveluiden työntekijöiden palautekeskusteluilla. Sähköisen asioinnin pilotointi ajoittui noin 5 kuukauden jaksolle 1.4.- 8.9.19 ja toimintamallin valmistumiseen meni aikaa pilotin aloittamisesta noin 8 kuukautta. Toimintamalli valmistui marraskuussa 2019.
Toimintamallin ja siihen sisältyvien kehittämisehdotusten sekä aikataulun toteutus alkoivat liikuntapalveluissa joulukuussa 2019. Tavoitteena oli, että toukokuussa 2020 anottaessa kauden 2020-2021 vuoroja olisi Timmin sähköinen asiointi käytettävissä helposti ja ymmärrettävästi kaikilla liikuntapalveluiden hallinnoimilla liikuntapaikoilla eli asiakkaat tekisivät itse vuoroanomuksensa Timmiin liikuntapalveluiden työntekijöiden käsiteltäviksi.
Työn valmistumisella oli tärkeä merkitys sähköisen asioinnin etenemiselle pilottivaiheen jälkeen. Työssä kartoitettujen palautteiden avulla saatiin käsitys kehittämiskohteista, jotka tuli huomioida ennen sähköisen asioinnin laajentamista muille liikuntapaikoille. Jatkossa sähköisen asioinnin ylläpito ja kehittäminen kuuluvat liikuntapalveluiden tilavarauksia hoitavien vastuulle. Muut vastaaviin projekteihin ryhtyvät saavat työn avulla käsityksen mihin kaikkeen tulee kiinnittää huomiota Timmin sähköisen asioinnin käyttöönotossa.
Toimintamallin valmistumista edelsi pilotointivaihe, jossa sähköinen asiointi otettiin käyttöön neljässä liikuntatilassa. Pilottiprojektia teki projektiryhmä, jonka koko oli lopullisesti kahdeksan henkilöä (alussa kuusi) ja pilottiin osallistuvia seuroja oli 19 sekä näiden yhteyshenkilöitä 22. Pilotointiin sisältyi tarpeiden määrittely ohjelmatoimittajan kanssa sekä sähköisen asioinnin käyttöönottoon liittyvän materiaalin ja ohjeiden tuottaminen sekä seurojen opastaminen ohjelman käyttöön. Kehittämistyön lähestymistapana oli laadullinen toimintatutkimus. Projektiryhmän tärkeäksi työmenetelmäksi muotoutui työpajatyöskentely. Työmenetelminä käytettiin myös net scouting- sekä expert interviews-menetelmää. Pilotointivaiheesta kerättiin palautetta seurakyselyllä sekä liikuntapalveluiden työntekijöiden palautekeskusteluilla. Sähköisen asioinnin pilotointi ajoittui noin 5 kuukauden jaksolle 1.4.- 8.9.19 ja toimintamallin valmistumiseen meni aikaa pilotin aloittamisesta noin 8 kuukautta. Toimintamalli valmistui marraskuussa 2019.
Toimintamallin ja siihen sisältyvien kehittämisehdotusten sekä aikataulun toteutus alkoivat liikuntapalveluissa joulukuussa 2019. Tavoitteena oli, että toukokuussa 2020 anottaessa kauden 2020-2021 vuoroja olisi Timmin sähköinen asiointi käytettävissä helposti ja ymmärrettävästi kaikilla liikuntapalveluiden hallinnoimilla liikuntapaikoilla eli asiakkaat tekisivät itse vuoroanomuksensa Timmiin liikuntapalveluiden työntekijöiden käsiteltäviksi.
Työn valmistumisella oli tärkeä merkitys sähköisen asioinnin etenemiselle pilottivaiheen jälkeen. Työssä kartoitettujen palautteiden avulla saatiin käsitys kehittämiskohteista, jotka tuli huomioida ennen sähköisen asioinnin laajentamista muille liikuntapaikoille. Jatkossa sähköisen asioinnin ylläpito ja kehittäminen kuuluvat liikuntapalveluiden tilavarauksia hoitavien vastuulle. Muut vastaaviin projekteihin ryhtyvät saavat työn avulla käsityksen mihin kaikkeen tulee kiinnittää huomiota Timmin sähköisen asioinnin käyttöönotossa.