Koordinaattorin päivittäisjohtamisen malli : toimintamallin kehittäminen Lohjan sairaalan leikkausosastolle

Abstract

Terveydenhuollon toimintaympäristö muuttuu nopeasti haasteellisempaan suuntaan, mikä tuo uudet vaatimukset paremman ja tehokkaamman palvelujärjestelmän muutokselle. Palvelujen tuottajilta odotetaan nopeaa hoidon ja palvelujen saatavuutta asiakkaiden tarpeiden mukaan asiakastyytyväisyyden saavuttamiseksi. HUSin strategian (2020) mukaisena tavoitteena on toiminnan pitkäjänteinen kehittäminen kaikilla sairaanhoitoalueilla. HUSin keskeinen tarkoitus on viestittää organisaatiolle toiminnan kehittämisen painopisteet ja arvot sekä parantaa suorituskykyä kytkemällä henkilöstö mahdollisimman tiivisti mukaan toiminnan parantamiseen.

Tämän kehittämisprojektin tarkoituksena on koordinaattorin osallisuuden toiminnallinen kartoitus ja tehostaminen osaksi Lohjan sairaalan leikkausosaston päivittäisjohtamista. Kehittämisprojektin tavoitteena on tuottaa leikkausosastolle koordinaattorin päivittäisjohtamisen tueksi toimintamalli. Toimintamallin käytöllä tavoitellaan sujuvaa ja yhtenäistä toimintaa koordinaattoreiden kesken, jotta toiminta toteutuu systemaattisesti ja tehokkaasti niin, että potilaiden hoidon kokonaisuus varmistuu oikea-aikaisena ja saumattomana moniammatillisena toimintana. Koordinaattorin kokonaisvaltaisen päivittäistoiminnan sisäistämiseksi on toimintamallin määreet tuotu tarkistuslistamaisena ja helposti silmäiltävänä tuotoksena päivittäisen työn tueksi.

Kehittämisprojektin kehittämismenetelmät olivat osallistuva havainnointi yhdistettynä avoimeen keskusteluun koordinaattoreiden kanssa ja workshop eli työpajamenetelmä yksilö- ja parityöskentelynä yhdessä kehittämisprojektin tekijän kanssa. Osallistuva havainnointi pohjautui koordinaattorin työnkuvan osa-alueiden kartoitukseen huomioiden Lean- ajattelumalli taustalla. Havainnoinnin pohjalta toteutettiin yksilö- ja parityöskentely, mikä tuotti tietoa koordinaattorin toiminnan kartoituksesta ja selvensi vastuualueet sekä omakohtaisen työkokemuksen tuoman tiedon osaksi toimintamallia.

Koordinaattorin toimintamalli on yksi työkalu päivittäisjohtamisen tueksi, joka määrittelee työn- ja toiminnan ohjauksen leikkausosastolla. Toimintamalli pyritään juurruttamaan koordinaattorin yhdeksi työkaluksi leikkausosaston päivittäistoiminnan suunnittelua ja ohjausta sekä toiminnan onnistumisen arviointia. Toimintamallin implementointi käytäntöön tapahtuu yhdessä koordinaattoreiden kanssa tuoden toimiva toimintamalli päivittäiseen käyttöön ja osaksi perehdytysohjeistusta. Kehittämisprojektin tekijän toimesta käydään läpi käyttöohjeistus koordinaattoreille ymmärrettävyyden ja käytettävyyden takaamiseksi.

Healthcare environment is changing rapidly in a more challenging direction, bringing new demands for a better and more efficient service system. Service providers are expected to have rapid access to care and services according to their needs to achieve customer satisfaction. The objective of the HUS strategy (2020) is to develop operations on a long-term basis in all hospitals. HUS's key mission is to communicate organizational development priorities and values and improve performance by engaging staff as closely as possible.

The purpose of this development project is to map and coordinate the coordinator's involvement as part of the day-to-day management of the Lohja Hospital Surgery Department. The purpose of the development project is to provide the operating department with an operating model to support the day-to-day management of the coordinator. The use of this approach aims to ensure smooth and consistent action between coordinators so that it is implemented in a systematic and effective manner so that patient care is assured in a timely and seamless multi-professional context. To internalize the Coordinator's overall daily activities, the attributes of the model have been introduced as a checklist and easy-to-see output to support daily work.

The development project´s development methods included participatory observation combined with open discussion with the coordinators and a workshop, one-on-one and pair work with the developer. The participatory observation was based on the mapping of sub-areas of the coordinator's job description, with the Lean- thinking model in the background. Because of the observation, individual and pair work was carried out, which provided information on the mapping of the coordinator's activities and clarified the responsibilities as well as the information brought by the personal work experience into the operating model.

The Coordinator's Operating Model is one tool to support day-to-day management that defines work and action control in the surgery department. The aim is to embed the operational model into one of the coordinator's tools for planning and directing the day-to-day operations of the operating ward and for assessing the success of the operation. The practical implementation of the model is carried out in co-operation with the coordinators, bringing the operational model to daily use and part of the orientation. The author of the development project reviews the instructions for coordinators to ensure their comprehensibility and usability.