Työeläkesektorin palvelukehityksessä tarvittavien asiantuntijapalveluiden globaali hankinta: Case Arek

Abstract

Globaali IT-hankinta on kansainvälinen ilmiö, jolla haetaan nopeasti realisoituvia kustannussäästöjä, resursoinnin joustavuutta ja toiminnan tehostamista. Tutkimuksessa selvitettiin, mitä asioita työeläkesektorilla toimivan Arekin on huomioitava toimittaja-, talous-, riskien- ja laadunhallinnan näkökulmista palvelukehityksessä tarvittavien asiantuntijapalveluiden globaalissa hankinnassa. Tutkimus oli luonteeltaan kvalitatiivinen eli laadullinen toimintatutkimus.

Teoreettinen tausta perustui ensisijaisesti vuosina 2005-2010 julkaistuihin kansainvälisiin ja kotimaisiin tutkimuksiin. Tätä täydennettiin empiirisessä osassa neljän Suomen työeläkesektorin toimijan haastattelulla.

Teoreettisten tietojen, teemahaastatteluissa sekä tutkijan omien ja työtehtävien suorittamisessa saatujen tietojen perusteella tehtiin kehityssuunnitelma Arek Oy:lle laajamittaisen globaalin hankinnan käyttöönotolle. Kehityssuunnitelmassa on huomioitu Arek Oy:n strategia vuosille 2011 – 2013, odotukset henkilöstön osaamiselle sekä tasapainotetun tuloskortin käyttöönotosta aiheutuva prosessimittaamisen tarve toiminnan eri tasoille. Kehityssuunnitelmassa kuvataan tavoitetilan mukaiset – Palvelukehityksen hallinto- ja seurantamalli, laadunvarmistus ja muutoshallinta – Palvelukehityksen toimitus- ja hinnoittelumalli – Globaalin hankinnan tavoitteet mittareineen – Kustannussäästöjen arvioinnin ja seurannan talousmalli – Vaikutukset areklaisten ammatillisen osaamisen eri osa-alueisiin sekä – Miten Arekia tulee kehittää oppivana organisaationa.

Vaikka kustannussäästöpaineet ovat kovat, globaalissa IT-hankinnassa edetään varovaisesti liiketoiminnan jatkuvuus turvaten sekä omia ja muiden kokemuksia keräten.

Global IT-procurement is a phenomenon that aims at generating rapidly realizable cost savings, enabling flexibility in resource allocation and at overall optimizing of operations.

The purpose of this thesis was to clarify what factors - as for supplier management, financial management and risk and quality management Arek Oy, as a service provider in the earning-based pension sector, needs to consider when globally acquiring the needed specialist services. The study was carried out as a qualitative action research.

The theoretical background was primarily based on national and international studies pub-lished in 2005-2010. The data gathered from the publications were complemented by an empirical research. In this research, four executives working in the Finnish earning-based pension sector were interviewed.

Based on the theoretical findings, interviews and the author’s own and work related expe-riences, a development scheme for an extensive global purchasing procedure was made for Arek Oy. In the development scheme, the following factors were taken into account: Arek Oy’s strategy for the upcoming period of 2011-2013; the expectations regarding Arek Oy’s staff expertise; and issues regarding the introduction of the balanced scorecard system.

Furthermore, • the development scheme depicted the objectives concerning management and monitoring model; • quality and change management in service development; • the delivery and pricing model in service development; • the assessment and monitoring of cost savings; • the effects on Arek Oy’s professional expertise in multiple areas; and • the improvement of Arek Oy as a learning organisation.

The study concludes that even though there is a high pressure for creating cost savings, Arek Oy’s global IT-procurement precedes cautiously securing business operations and gathering vital information from its own and other operators’ experiences in the field.