Uuden käyttöliittymän vaikutukset hankinnasta maksuun -prosessiin
Lamberg, Juliana (2020)
Lataukset:
Lamberg, Juliana
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202005077770
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202005077770
Tiivistelmä
Sähköinen taloushallinto kehittyy koko ajan. Teknologian kehittyminen on herättänyt kysymyksiä taloushallinnon töiden jatkuvuuteen liittyen. Ohjelmiston takana on aina ihmisen tekemä työ, jota ohjelmistot tottelevat. Oikein rakennettu ohjelmisto, mikä sisältää esimerkiksi automaatiota sekä robotiikkaa, sujuvoittaa taloushallinnon työtehtäviä.
Tämä opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää miten uusi käyttöliittymä vaikuttaa hankinnasta maksuun -prosessiin Helen Oy:ssä. Tavoitteena oli tutkia, miten uusi käyttöliittymä vaikuttaa henkilötasolla. Vaikutuksia käydään myös lyhyesti organisaatiotasolla. Henkilötason vaikutukset keskittyvät käyttäjäystävällisyyteen, työn tehostumiseen sekä vaikutuksiin haastateltavan työtehtävissä.
Tutkimuksen tietoperustassa käsitellään prosessien merkitystä työympäristössä sekä millainen hankinnan sekä ostolaskujen käsittelyprosessi on. Toisessa pääluvussa käsitellään, miten taloushallinto on kehittynyt muun muassa sähköisemmäksi. Luvussa pureudutaan siihen, miten eri työvaiheet ovat muuttuneet hankinnasta maksuun -prosessissa. Lopussa myös käsitellään sitä, millainen taloushallinto on tulevaisuudessa.
Opinnäytetyön tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena eli laadullisena tutkimuksena. Tutkimuksessa haastateltiin kuutta Helen Oy:n työntekijää, jotka olivat päässeet käyttämään uutta käyttöliittymää pääsääntöisesti testi ympäristössä. Haastattelut käytiin Microsoft Teams -palvelun välityksellä. Jokainen haastattelu ääniteettiin ja litteroitiin. Tutkimustulosten analysoinnissa hyödynnettiin sisältö- sekä aineistoanalyysiä.
Tutkimustulokseksi saatiin, että uusi käyttöliittymä vaikuttaa hankinnasta maksuun -prosessiin positiivisesti. Uuden käyttöliittymän tuomat uudistukset helpottavat prosessin sisäisiä työvaiheita ja näin tehostaa prosessia. Uusi käyttöliittymä on haastattelujen mukaan loogisempi, varmempi sekä nopeampi. Käyttöliittymä ei ole kuitenkaan täysin valmis ja siihen toivotaan pieniä muutoksia, jotta käyttöliittymä tukisi Helenin hankinnasta maksuun -prosessista mahdollisimman täydellisesti. Organisaatiotasolla uusi käyttöliittymä vaikuttaa työtyytyväisyyteen sekä työn tuloksellisuuteen. Uusi käyttöliittymä tukee prosessin työtehtäviä paremmin kuin vanha versio, mikä lisää työviihtyvyyttä ja näin työtyytyväisyyttä. Prosessien tehostuminen taas vaikuttaa suoraan työn tuloksellisuuteen. Tutkimuksen kautta Helen myös sai tietoa, miten tämän kaltaiset käyttöliittymä projektit onnistuvat ja mitä tulevaisuudessa kannattaa ottaa huomioon.
Tämä opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää miten uusi käyttöliittymä vaikuttaa hankinnasta maksuun -prosessiin Helen Oy:ssä. Tavoitteena oli tutkia, miten uusi käyttöliittymä vaikuttaa henkilötasolla. Vaikutuksia käydään myös lyhyesti organisaatiotasolla. Henkilötason vaikutukset keskittyvät käyttäjäystävällisyyteen, työn tehostumiseen sekä vaikutuksiin haastateltavan työtehtävissä.
Tutkimuksen tietoperustassa käsitellään prosessien merkitystä työympäristössä sekä millainen hankinnan sekä ostolaskujen käsittelyprosessi on. Toisessa pääluvussa käsitellään, miten taloushallinto on kehittynyt muun muassa sähköisemmäksi. Luvussa pureudutaan siihen, miten eri työvaiheet ovat muuttuneet hankinnasta maksuun -prosessissa. Lopussa myös käsitellään sitä, millainen taloushallinto on tulevaisuudessa.
Opinnäytetyön tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena eli laadullisena tutkimuksena. Tutkimuksessa haastateltiin kuutta Helen Oy:n työntekijää, jotka olivat päässeet käyttämään uutta käyttöliittymää pääsääntöisesti testi ympäristössä. Haastattelut käytiin Microsoft Teams -palvelun välityksellä. Jokainen haastattelu ääniteettiin ja litteroitiin. Tutkimustulosten analysoinnissa hyödynnettiin sisältö- sekä aineistoanalyysiä.
Tutkimustulokseksi saatiin, että uusi käyttöliittymä vaikuttaa hankinnasta maksuun -prosessiin positiivisesti. Uuden käyttöliittymän tuomat uudistukset helpottavat prosessin sisäisiä työvaiheita ja näin tehostaa prosessia. Uusi käyttöliittymä on haastattelujen mukaan loogisempi, varmempi sekä nopeampi. Käyttöliittymä ei ole kuitenkaan täysin valmis ja siihen toivotaan pieniä muutoksia, jotta käyttöliittymä tukisi Helenin hankinnasta maksuun -prosessista mahdollisimman täydellisesti. Organisaatiotasolla uusi käyttöliittymä vaikuttaa työtyytyväisyyteen sekä työn tuloksellisuuteen. Uusi käyttöliittymä tukee prosessin työtehtäviä paremmin kuin vanha versio, mikä lisää työviihtyvyyttä ja näin työtyytyväisyyttä. Prosessien tehostuminen taas vaikuttaa suoraan työn tuloksellisuuteen. Tutkimuksen kautta Helen myös sai tietoa, miten tämän kaltaiset käyttöliittymä projektit onnistuvat ja mitä tulevaisuudessa kannattaa ottaa huomioon.