The process of creating and implementing a tutor’s guide for international degree student tutors of HAAGA-HELIA Student Union HELGA

Abstract

Student Union HELGA is a statutory part of HAAGA-HELIA University of Applied Sciences and among its other duties it implements tutoring activity. The meaning of tutoring is to help new students adapt into a new studying environment, familiarize into the habits and practices of HAAGA-HELIA and to create a pleasant studying community. In addition to adapting to the new studying environment, the international degree students usually need to adapt into a new country and culture. Therefore the tutors of the international degree programmes need to strive to support this adaptation process. The goal of this study is to produce a tutor’s guide for the HELGA international degree student tutors. The guide is a useful tool in daily tutoring activity and helps the tutors support the adaptation process of the new international degree students. The HAAGA-HELIA and HELGA organization structure, environment and special features and needs are familiarized in the study from the perspective of tutoring. To support the creation process of the tutor’s guide the study handles the most important elements in theory, including benchmarking as a process of creating a written product, elements of adaptation to a new culture and some grouping theories, and different kinds of methods for improving the readability of a guidebook. For creating and implementing a tutor’s guide the most important elements turned out to be benchmarking, the structure of the annual calendar, adaptation and grouping methods and different means of improving readability. The study benchmarks other tutor’s guides used in Finnish universities of applied sciences to get the best practices to be used in the HELGA tutor’s guide. Different kinds of adaptation and grouping methods are included in the guidebook and the structure is based on the theme of easy reading. The outcome of this thesis is the first HELGA tutor’s guide. This guide serves especially the needs of the international degree student tutors. The guidebook was made into an easily modifiable format so that it can live and develop with the rapidly changing environment.

Opiskelijakunta HELGA on lakisääteinen osa HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulua ja toteuttaa muiden velvollisuuksiensa lisäksi tutortoimintaa. Tutortoiminnan tavoite on auttaa uusia opiskelijoita sopeutumaan uuteen opiskeluympäristöön, tutustuttaa ammattikorkeakoulun toimintatapoihin sekä saada aikaan mieluisa opiskeluyhteisö. Kansainvälisten tutkinto-opiskelijoiden on uuteen opiskeluympäristöön sopeutumisen lisäksi usein sopeuduttava elämään uudessa maassa ja kulttuurissa. Kansainvälisten koulutusohjelmien tutoreiden on siis myös pyrittävä tukemaan sopeutumisprosessia. Tämän tutkimuksen tarkoitus on tuottaa HELGAn kansainvälisille tutkintoopiskelijatutoreille tutorin opas, joka toimii työkaluna päivittäisissä tutortoiminnoissa. Lisäksi oppaan on tarkoitus auttaa tutoreita tukemaan uusien kansainvälisten tutkintoopiskelijoiden sopeutumisprosessia. Tutkimuksessa tutustutaan HAAGA-HELIAn ja HELGAn rakenteeseen, ympäristöön sekä erityispiirteisiin tutortoiminnan perspektiivistä. Tutorin oppaan luomisen tueksi käsitellään prosessin kannalta tärkeimpiä elementtejä teoriassa, muun muassa tutustutaan benchmarkingiin prosessina kirjallisen tuotoksen luomisen tukena. Tutkimuksessa käsitellään myös uuteen kulttuuriin sopeutumisen osa-alueita sekä ryhmäytymisteorioita. Lisäksi tarkastelun kohteena on erilaiset kirjoittamisen ja visuaalisen ilmaisun elementit, joilla voidaan parantaa opaskirjan luettavuutta. Tutorin oppaan luomis- ja toteutusprosessin kannalta tärkemmiksi elementeiksi osoittautuivat benchmarking, vuosikalenterin rakenne, sopeutumis- ja ryhmäytymismenetelmät, sekä opaskirjan luettavuutta parantavat metodit. Tutkimus benchmarkaa muita suomalaisissa ammattikorkeakouluissa käytössä olevia tutorin oppaita hakeakseen niistä parhaita ja sopivimpia elementtejä käytettäväksi HELGAn tutorin oppaassa. Erilaisia sopeutumista ja ryhmäytymistä edesauttavia menetelmiä on sisällytetty oppaaseen ja rakenne on luotu helppokäyttöisyyden teeman ympärille. Tutkimuksen tuotoksena luotiin ensimmäinen HELGAn tutorin opas, joka palvelee eritoten kansainvälisten tutkinto-opiskelijatutoreiden tarpeita. Opas toteutettiin helposti muokattavaan muotoon, jotta se pystyy elämään ja kehittymään nopeasti muuttuvan ympäristön mukana.