Liiketoimintatiedon hallinta : organisaatiossa tuotetun digitaalisen tiedon saataville tuottaminen ja visualisointi päätöksenteon tueksi

Abstract

Nykypäivänä liiketoiminnasta kerääntyy valtava määrä digitaalista tietoa. Tämän syntyneen tiedon systemaattinen hyödyntäminen voi tuoda yritykselle merkittävää hyötyä. Projektiluontoisessa työskentelyssä hyvät käytännöt jaetaan suurelta osin kokemuksen kautta ihmiseltä ihmiselle. Päätöksentekoa voidaan helpottaa antamalla esimiesten käyttöön reaaliaikaista, laadukasta ja helposti saatavilla olevaa tietoa heidän projektiensa ja niitä vastaavien projektien etenemisestä ja onnistuneista käytännöistä. Asioihin voidaan puuttua ennen kuin aikataulut pettävät tai jotain pahempaa tapahtuu. Liiketoimintatiedon hallinta (Business Intelligence) on joukko työkaluja ja malleja tiedolla johtamisen toteuttamiseen.

Perinteisen raportoinnin ongelmia ovat diversiteetti, tiedon saatavuus ja käsin toistettavat prosessit. Miltei kaikkiin näihin ongelmiin voidaan pureutua rakentamalla keskitetty tietovarasto ja yhteiset käytännöt raportoinnille. Tietovarastoja on ollut käytössä jo vuosikymmenten ajan, mutta niiden käyttö ei kaikilla teollisuudenaloilla ole vielä yhtä laajaa. Tietovaraston ja raportoinnin luominen on mittava hanke ja vaatii ison joukon eri alojen asiantuntijoita, ihmisten aikaa sekä resursseja toteuttaa.

Tässä työssä kuvaillaan rakennusalan konsulttiyrityksessä muutaman toimialan kanssa toteutettavia pilottiluonteisia raportointihankkeita, joissa yhdistellään digitaalista tietoa eri järjestelmistä. Tavoite on parantaa tilannetietoisuutta käynnissä olevissa projekteissa, yhdenmukaistaa hyvien käytäntöjen toteuttamista ja parantaa läpinäkyvyyttä hankkeiden onnistumiseen vaikuttavien ratkaisujen havainnointiin. Työ kuvaa miten suunnitellaan ja toteutetaan keskitetty tietovarasto raportointia varten. Tuloksena on toimintaa tehostava ja hyviä käytäntöjä jakavan raportoinnin kehyskoneisto. Pilottihankkeiden jälkeen tietovarastoa tullaan laajentamaan uusilla lähdejärjestelmillä ja myös muiden toimialojen tarpeita kehittäen.

The amount of digitally produced or saved information in business is huge. Utilizing this information systematically in decision making can introduce a significant profit for a business. Within an industry that executes projects, good practices and knowledge can still be solely transmitted from person to person through experience. Decision making can be helped by providing managers with easily accessible, real-time, fact-based information. Actions can be taken to prevent schedules from failing or to prevent something worse from happening. Business intelligence tackles these problems with its tools and practices.

The problem of traditional reporting is that it is not in a standard format, each system produces reports that look different. Maintaining a nonuniform document archive is also laborious and error prone. A centralized data warehouse can be built to unify the processes and reporting. Data warehouses and business intelligence have existed long already, but they are not utilized equally widely in all fields of industry. Building a data warehouse and a reporting system is a large undertaking which requires the cooperation of experts from multiple fields to implement and additional human resources to maintain.

This thesis describes three pilot natured data extraction and reporting projects implemented in cooperation with three business units in a company doing consultation in construction engineering. The goal was to improve situational awareness in managing engineering projects and make information related to decision making more transparent. The outcome is a framework of a reporting system that makes processes more efficient and shares good practices. Afterwards more source systems will be integrated into the data warehouse and new requirements from more business units will be implemented.