Point Group Oy:n myynnin seurannan kehittäminen BI-työkaluja hyödyntäen
Virtanen, Veera (2020)
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202005118231
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202005118231
Tiivistelmä
Opinnäytetyön aiheena on Point Group Oy:n myynnin seurannan kehittäminen BI-työkaluja hyödyntäen. Työ toteutetaan toiminnallisena tutkimuksena hyödyntäen kehittämismenetelmänä teemahaastattelua. Teemahaastattelu toteutetaan Point Group Oy:n toimitusjohtaja Tuomas Hörkölle ja talousjohtaja Kirsi Palmroosille.
Point Group Oy:ssä on ollut haasteena myynnin seurantaraportin manuaalisuus, raporttipohjan virhealttius ja tietojen haku eri järjestelmistä. Myös strategisesti merkittävät mittarit halutaan selvästi henkilöstön nähtäväksi. Siten tavoitteena tässä työssä on toimeksiantajayrityksen myynnin seurantaraportin kehittäminen. Lisäksi raportilla varmistetaan strategian toteutumisen seuranta. Toimeksiantajayritykselle luodaan myös valmiudet varsinaisten business intelligence –työkalujen kehittämiselle jatkossa. Työ ei kuitenkaan ota kantaa BI-työkalujen valintaan tai vaadittaviin teknisiin toteutuksiin.
Työssä tarkastellaan business intelligencen tuomia ratkaisuja strategian seurannan tueksi ja kuvataan spiraalimallin avulla BI-ratkaisuiden toteuttamista. Lisäksi esitellään BI-ratkaisuiden tuomia hyötyjä organisaatioille. Yrityksen strategisen ja operatiivisen johtamisen perustuessa luotettavaan raportointiin, käydään teoriassa myös lävitse hyvät raportoinnin ja seurannan periaatteet. Raportoinnin ja seurannan periaatteet linkittyvät myös BI-työkalujen toimivuuden varmistamiseen. Teoreettisessa viitekehyksessä perehdytään myös budjetoinnin ja ennustettavuuden tärkeyteen sekä pohditaan erilaisia ennustamistapoja.
Toimeksiantajayrityksen raporttipohjaa ja tiedon tarpeita määritettiin ja kehitettiin viitekehyksessä esitetyn spiraalimallin avulla. Myynnin seurantaraporttia tutkittiin sen olemassa olevilta toiminnallisuuksiltaan ja teemahaastattelun avulla selvitettiin tarkemmin siihen liitty-viä toiveita. Teemahaastattelussa keskityttiin myös BI-työkalujen kehitykseen yleisesti yrityksen tarpeisiin. Uudesta myynnin seurantaraportista tehtiin automatisoidumpi ja raporttipohjasta luotettavampi uusien viittausten avulla. Raportissa yhdistyvät kirjanpidon toteutuneet luvut sekä ennustetut luvut. Myynnin seurantaraporttiin yhdistettiin myös tarjouskanta. Tiedoista muodostettiin yhteenvetonäkymä, jossa strategisesti merkittäviä mittareita sekä toteutuneita ja budjetoituja lukuja voidaan seurata numeraalisesti sekä kaavioiden avulla.
Selkeät, kokemuksen myötä muodostuneet strategiset tavoitteet ja hyvät raportointiperiaatteet yrityksessä edesauttoivat työn onnistumista. Raportin muodostamiseen vaadittu työaika väheni uuden raporttimallin myötä ja aikaa jäi enemmän analysointiin. Raportista tuli uusien viittausten myötä myös luotettavampi. Hankalaksi osoittautui uuden informaation tuominen raportille ja reaaliaikainen päivittyminen jäi toteuttamatta. BI-työkalujen kehitys on jatkuva prosessi ja tämä opinnäytetyö kuvastaa spiraalimallin ensimmäistä kehää.
Point Group Oy:ssä on ollut haasteena myynnin seurantaraportin manuaalisuus, raporttipohjan virhealttius ja tietojen haku eri järjestelmistä. Myös strategisesti merkittävät mittarit halutaan selvästi henkilöstön nähtäväksi. Siten tavoitteena tässä työssä on toimeksiantajayrityksen myynnin seurantaraportin kehittäminen. Lisäksi raportilla varmistetaan strategian toteutumisen seuranta. Toimeksiantajayritykselle luodaan myös valmiudet varsinaisten business intelligence –työkalujen kehittämiselle jatkossa. Työ ei kuitenkaan ota kantaa BI-työkalujen valintaan tai vaadittaviin teknisiin toteutuksiin.
Työssä tarkastellaan business intelligencen tuomia ratkaisuja strategian seurannan tueksi ja kuvataan spiraalimallin avulla BI-ratkaisuiden toteuttamista. Lisäksi esitellään BI-ratkaisuiden tuomia hyötyjä organisaatioille. Yrityksen strategisen ja operatiivisen johtamisen perustuessa luotettavaan raportointiin, käydään teoriassa myös lävitse hyvät raportoinnin ja seurannan periaatteet. Raportoinnin ja seurannan periaatteet linkittyvät myös BI-työkalujen toimivuuden varmistamiseen. Teoreettisessa viitekehyksessä perehdytään myös budjetoinnin ja ennustettavuuden tärkeyteen sekä pohditaan erilaisia ennustamistapoja.
Toimeksiantajayrityksen raporttipohjaa ja tiedon tarpeita määritettiin ja kehitettiin viitekehyksessä esitetyn spiraalimallin avulla. Myynnin seurantaraporttia tutkittiin sen olemassa olevilta toiminnallisuuksiltaan ja teemahaastattelun avulla selvitettiin tarkemmin siihen liitty-viä toiveita. Teemahaastattelussa keskityttiin myös BI-työkalujen kehitykseen yleisesti yrityksen tarpeisiin. Uudesta myynnin seurantaraportista tehtiin automatisoidumpi ja raporttipohjasta luotettavampi uusien viittausten avulla. Raportissa yhdistyvät kirjanpidon toteutuneet luvut sekä ennustetut luvut. Myynnin seurantaraporttiin yhdistettiin myös tarjouskanta. Tiedoista muodostettiin yhteenvetonäkymä, jossa strategisesti merkittäviä mittareita sekä toteutuneita ja budjetoituja lukuja voidaan seurata numeraalisesti sekä kaavioiden avulla.
Selkeät, kokemuksen myötä muodostuneet strategiset tavoitteet ja hyvät raportointiperiaatteet yrityksessä edesauttoivat työn onnistumista. Raportin muodostamiseen vaadittu työaika väheni uuden raporttimallin myötä ja aikaa jäi enemmän analysointiin. Raportista tuli uusien viittausten myötä myös luotettavampi. Hankalaksi osoittautui uuden informaation tuominen raportille ja reaaliaikainen päivittyminen jäi toteuttamatta. BI-työkalujen kehitys on jatkuva prosessi ja tämä opinnäytetyö kuvastaa spiraalimallin ensimmäistä kehää.