Yritys X Oy:n dokumenttien hallinnan kehittäminen

Abstract

Yritykset tarvitsevat tietoa toimiakseen, ja jotta tarvittava tieto olisi saatavilla oikeaan aikaan ja helposti, on tiedonhallinnan oltava kunnossa. Tietomassojen kasvaessa kansiopohjainen dokumenttien hallinta muuttuu haastavaksi. Dokumenttien hallintaa voidaan tehostaa ottamalla käyttöön dokumenttien hallintajärjestelmä, jossa dokumentit ovat tallennettuina ja järjestettynä niiden tietosisällön perusteella.

Opinnäytetyön tavoitteena on kehittää Yritys X Oy:n dokumenttien hallintaa ohjelmistoyritys M-filesin dokumenttien hallintajärjestelmän avulla. Tavoitteena on selvittää yrityksen dokumenttien hallinnan nykytila analysoimalla kehittämistä vaativat osa-alueet ja suunnitella dokumenttien hallintajärjestelmää varten dokumenttikirjasto ja metatiedot. Lisäksi tarkoituksena on tuoda esille kehitysideoita järjestelmän käyttöönottoon ja jatkokehitykseen.

Tutkimuksen teoreettisessa viitekehyksessä käsitellään sähköistä dokumenttien hallintaa ja yrityksen tiedonhallinnan kehittämistä. Empiirisessä osuudessa kuvataan aluksi toimeksiantajalta saatujen aineistojen ja työntekijöiden haastatteluiden perusteella dokumenttien hallinnan nykytila. Teoreettisen aineiston ja toimeksiantajalta koottujen tietojen perusteella luodaan taulukko dokumenttikirjastosta ja esitetään kehitysideoita dokumenttien hallintaan.

Tutkimuksen tuloksena kehitetty dokumenttikirjasto ja metatiedot antavat kohdeyritykselle toimivan ratkaisun dokumenttien hallintaan. Dokumenttiluokat helpottavat dokumenttien suojausasetusten määrittelyssä, ja suunniteltujen metatietojen avulla dokumentit voidaan jatkossa yksilöllistää ja erotella toisistaan paremmin. Valmiin opinnäytetyön pohjalta kohdeyritys pystyy ottamaan M-filesin dokumenttien hallintajärjestelmän käyttöönsä ja siirtymään projektissa seuraavaan vaiheeseen, järjestelmän käyttöönottoon.

Companies need information to operate properly and so that the necessary information would be available at the right time and easily, data management must be in order. As data masses increase folder-based document management becomes more challenging. Document management can be improved by implementing a document management system in which the documents are stored and organized based on their information content.

The aim of the thesis is to develop Yritys X Oy's document management by using a document management system of the software company M-Files. The aim is to find out the current state of the company's document management by analyzing the areas that need to be developed and to design a document library and metadata for the document management system. In addition, the intention is to present development ideas for the introduction and further development of the system.

The theoretical framework of the study deals with electronic document management and the development of company’s information management. The empirical section describes the current state of document management based on both the materials received from the principal and employee interviews. Based on the theoretical material and the information gathered from the principal a table will be created from the document library and development ideas for document management will be presented.

The document library and metadata developed as a result of the study provide the target company with a functional solution for document management. Document classes make it easier to define document security settings and planned metadata can be used to better personalize and differentiate documents in the future. On the basis of the completed thesis the target company will be able to adopt M-Files' document management system and move on to the next step in the project which is the system implementation.