Palkanlaskentajärjestelmän vaihdosprojekti X Oy :ssä

Abstract

Yrityksissä on nykypäivänä käytössä paljon erilaisia tietojärjestelmiä ja työnteko perustuu koko ajan suuremmissa määrin tietojärjestelmien käyttöön. Tällöin käytössä olevilla järjestelmillä on myös koko ajan suurempi painoarvo yritysten liiketoiminnassa. Järjestelmän vaihtaminen on aina merkityksellinen asia, mitä tulee harkita tarkoin, koska järjestelmäprojektin epäonnistumisella voi olla vakavat seuraukset.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on tutkia ja kuvata, miten palkanlaskentajärjestelmän vaihdosprojekti ja -prosessi toteutetaan X Oy:ssä. Yrityksessä käytetty palkanlaskentajärjestelmä Fenix lopetetaan, joten opinnäytetyössä tutkitaan myös Fenixin tilalle tulevan palkanlaskentajärjestelmän valintaperusteita ja vaihtoehtoisia palkanlaskentajärjestelmiä Fenixin tilalle. Tavoitteena on saada aikaiseksi kuvaus järjestelmäprojektin eri vaiheista ja kriittisistä kohdista, joihin tulee projektin aikana kiinnittää huomiota.

Teoreettisena viitekehyksenä on käytetty muutokseen ja muutoksen- ja projektinhallintaan liittyvää teoriaa. Muutosta käsitellään muutoksen eri vaiheiden, muutosta tukevien tekijöiden ja mielekkään muutoksen periaatteiden kautta. Projektinhallinta ja sen käytännön toteutus esitellään peruspiirteittäin. Lisäksi kerrotaan, miten projektin epäonnistumista voidaan ehkäistä.

Empiirisessä osassa tutkitaan palkanlaskentajärjestelmän vaihdosprojektia teoriaosassa esiteltyjen muutoksen eri vaiheiden kautta. Tutkimus toteutetaan teemahaastattelemalla X:n asiantuntijoita sisäisesti. Lisäksi tutkitaan, mitä erityispiirteitä tulee projekteihin, kun kyseessä on palveluita tarjoava yritys ja mikä on X:n yleinen muutosvalmius.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että käytetyn palkanlaskentajärjestelmän vaihtamisella on suuret vaikutukset kaikkiin X:n liiketoiminta-alueisiin. Järjestelmänvaihdos aiheuttaa laajan projektin, jossa huomiota tulee kiinnittää erityisesti etukäteissuunnitteluun, resurssointiin, käytettyjen prosessien läpikäymiseen ja vuorovaikutteiseen viestintään.

Nowadays companies utilize a wide array of different information technology systems and the work is done to a greater extent using these systems. This means that the importance of the systems in a company’s business is increasing as well. Replacing the current system is a significant task and requires a lot of planning because failing this project could have massive consequences.

The objective of this thesis is to research and describe a payroll system switchover project in X Oy. The Fenix payroll system used by the company will be discontinued and so the thesis also researches the criteria for the replacement system and introduces the possible options. The goal is to describe the different steps of the project and other critical matters that require special attention during the project.

The theoretical framework consists of change, change management and project management. Change is described by the different phases of change, change supporting factors and the principles of meaningful change. The basics of project management and its implementation are outlined. Additionally, it is explained how a project failure can be prevented.

The empirical part of the thesis explores the switchover project through the phases presented in the theoretical part. The research is done by theme interviewing experts within X. It also investigates the readiness for change inside X and what unusual project features occur in a company whose business is to provide services.

In conclusion, replacing the payroll system has vast effects on all the business aspects of the company. The replacement causes an extensive project where special attention needs to be addressed in project planning, resourcing, validating the processes that are used and in interactive communication.