Matka- ja kuluhallinnan tehostaminen ohjelmistorobotiikkaa hyödyntäen
Lauronen, Petra (2020)
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020051410142
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020051410142
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena on tutkia, miten toimeksiantajan matka- ja kuluhallintaa voidaan tehostaa ohjelmistorobotiikkaa hyödyntäen. Työssä selvitetään syitä ohjelmistorobotiikan hyödyntämiselle sekä kartoitetaan sen käyttöönottoon mahdollisesti liittyviä haasteita. Opinnäytetyö on tehty toimeksiantona Integrata Oy:lle. Yritys on perustettu vuonna 2008 ja sen liiketoimintana on tarjota palveluita matka- ja kuluhallinnan lisäksi muun muassa henkilöstö- sekä palkkahallinnon tarpeisiin. Opinnäytetyö on toimeksiantajalle tärkeä ja ajankohtainen, koska ohjelmistorobotiikka on yksi teknologioista, jota tullaan tulevaisuudessa käyttämään prosessien optimoinnissa.
Tietoperusta käsittelee työn kannalta olennaisia matka- ja kuluhallinnan prosesseja sekä ohjelmistorobotiikkaa eli RPA:ta. Työ sisältää matka- ja kuluhallintaan liittyviä keskeisiä käsitteitä, ominaisuuksia ja tietoa sähköisestä taloushallinnosta. Työssä tarkastellaan ohjelmistorobotiikan hyödyntämistä, sen käyttökohteita ja käyttöönottoa. Lisäksi ohjelmistorobotiikan osalta perehdytään sen tuomiin hyötyihin ja yleisesti käyttöönottoon liittyviin haasteisiin.
Empiirinen osuus sisältää toimeksiantajan esittelyn, tietoa toimeksiantajan M2 ja Acubiz EMS -matka- ja kuluhallintajärjestelmistä sekä kuvauksen perinteisestä matka- ja kuluhallinnan prosessista. Opinnäytetyö toteutettiin kvalitatiivisena eli laadullisena tutkimuksena. Tutkimuksen aineisto kerättiin ryhmähaastattelun avulla, jossa käsiteltiin tutkimuksen kannalta keskeisiä teemoja. Ryhmähaastatteluun osallistui viisi matka- ja kuluhallinnan asiantuntijaa.
Tutkimuksessa tunnistettiin prosesseja, joissa ohjelmistorobotikkaa voitaisiin hyödyntää yrityksessä. Tunnistetut prosessit olivat manuaalisia ja sisälsivät toistuvia työvaiheita. Näin ollen prosessit soveltuvat hyvin ohjelmistorobotiikan käytölle. Asiantuntijat näkivät ohjelmistorobotiikan hyödyiksi sen nopeuden ja tasaisen laadun. Käyttöönottoon liittyviksi haasteiksi nousi esille mahdolliset järjestelmä- ja asiakasmuutokset. Haastatteluun osallistuneet asiantuntijat kokivat ohjelmistorobotiikan käyttöönoton kuitenkin positiivisena ja tervetulleena asiana.
Tutkimuksen pohdintaosuudessa käydään läpi johtopäätökset, jatkotutkimusehdotus sekä arvioidaan työn luotettavuutta, opinnäytetyöprosessia ja omaa oppimista.
Tietoperusta käsittelee työn kannalta olennaisia matka- ja kuluhallinnan prosesseja sekä ohjelmistorobotiikkaa eli RPA:ta. Työ sisältää matka- ja kuluhallintaan liittyviä keskeisiä käsitteitä, ominaisuuksia ja tietoa sähköisestä taloushallinnosta. Työssä tarkastellaan ohjelmistorobotiikan hyödyntämistä, sen käyttökohteita ja käyttöönottoa. Lisäksi ohjelmistorobotiikan osalta perehdytään sen tuomiin hyötyihin ja yleisesti käyttöönottoon liittyviin haasteisiin.
Empiirinen osuus sisältää toimeksiantajan esittelyn, tietoa toimeksiantajan M2 ja Acubiz EMS -matka- ja kuluhallintajärjestelmistä sekä kuvauksen perinteisestä matka- ja kuluhallinnan prosessista. Opinnäytetyö toteutettiin kvalitatiivisena eli laadullisena tutkimuksena. Tutkimuksen aineisto kerättiin ryhmähaastattelun avulla, jossa käsiteltiin tutkimuksen kannalta keskeisiä teemoja. Ryhmähaastatteluun osallistui viisi matka- ja kuluhallinnan asiantuntijaa.
Tutkimuksessa tunnistettiin prosesseja, joissa ohjelmistorobotikkaa voitaisiin hyödyntää yrityksessä. Tunnistetut prosessit olivat manuaalisia ja sisälsivät toistuvia työvaiheita. Näin ollen prosessit soveltuvat hyvin ohjelmistorobotiikan käytölle. Asiantuntijat näkivät ohjelmistorobotiikan hyödyiksi sen nopeuden ja tasaisen laadun. Käyttöönottoon liittyviksi haasteiksi nousi esille mahdolliset järjestelmä- ja asiakasmuutokset. Haastatteluun osallistuneet asiantuntijat kokivat ohjelmistorobotiikan käyttöönoton kuitenkin positiivisena ja tervetulleena asiana.
Tutkimuksen pohdintaosuudessa käydään läpi johtopäätökset, jatkotutkimusehdotus sekä arvioidaan työn luotettavuutta, opinnäytetyöprosessia ja omaa oppimista.