Fasilitoivan projektipäällikön käsikirja : Opas osallistaviin kehityshankkeisiin

Abstract

Opinnäytetyö on toteutettu kevään 2020 aikana produktina, eli toiminnallisena opinnäytetyönä, jonka tuotoksena syntyi Fasilitoivan projektipäällikön käsikirja – Opas onnistuneisiin kehityshankkeisiin. Käsikirja yhdistää käytännönläheisellä ja kokonaisvaltaisella tavalla projektityön, fasilitoinnin ja projektinjohtamisen teoriaa ja käytäntöä sopivassa suhteessa. Työ rajautuu kehityshankkeisiin, mutta kattaa koko projektin elinkaaren ohjaten lukijan hankkeen läpi. Käsikirjan rakenne jäljittelee projektin kronologista elinkaarta.

Opinnäytetyön kohderyhmä on projektityöstä, projektin johtamisesta, fasilitoinnista ja kehityshankkeista kiinnostuneet tai näitä työssään yhdistävät henkilöt. Opinnäytetyöllä ei ole toimeksiantajaa, sillä tavoitteena oli luoda kohderyhmää palveleva uniikki käsikirja, joka voidaan vapaasti julkaista ja jakaa kohderyhmän käyttöön.

Työ koostuu teoreettisesta viitekehyksestä, empiirisestä osuudesta ja toiminnallisesta osasta, eli käsikirjasta. Viitekehys alkaa hyvän käsikirjan ominaisuuksista, fasilitoinnista, työn murroksesta ja etätyöstä, jonka jälkeen käsitellään kattavasti projektityön eri vaiheita. Teoreettisen viitekehyksen jälkeen tulee empiirinen osuus, joka kattaa kuvaukset produktin suunnittelusta, toteutuksesta ja sisällöstä. Raporttiosuuden loppuun on lisätty produktiosuus liitteenä. Fasilitoivan projektipäällikön käsikirja sisältää monia käytännönharjoituksia, joita opinnäytetyön teoreettisessa viitekehyksessä ei olla tuotu esiin. Käsikirjasta löytyy oma lähdeluettelonsa, johon on merkitty kaikki käsikirjassa käytetyt lähteet. Opinnäytetyön aineistona on hyödynnetty kirjallisuutta ja nettilähteitä teoreettisen viitekehyksen teemoista.

Opinnäytetyön produktiivinen tuotos, eli Fasilitoivan projektipäällikön käsikirja käsittelee teoreettisen viitekehyksen teemoja yhdistäen viitekehyksen teoriaa ja siitä sovellettuja käytännönläheisiä harjoituksia ja ohjeistuksia. Käsikirjaa voidaan hyödyntää yksilön, tiimin tai organisaation toimesta ja sitä voidaan hyödyntää joko kokonaisuutena tai osissa.

Käsikirja on jaettu kolmeen pääosaan; alustus ja projektipäällikön pohjustus, valmistelu- ja suunnitteluvaihe sekä toteutusvaihe. Kaikki pääosat ollaan jaettu loogisiin alakappaleisiin ja koottu yhteen selkeäksi ja kauniiksi visuaaliseksi kokonaisuudeksi. Näitä alakokonaisuuksia ovat muun muassa projektikulttuuri, valmentava johtaminen, tavoitteiden ja laadun johtaminen, delegointi, palautteenanto, osallistava projektin suunnittelu ja toteutus, osallistavat ideointi- ja päätöksentekomenetelmät, vastuujako, viestintä ja kommunikaatio, sekä projektin päättäminen. Käsikirjan ohjeita ja tehtäviä tulee soveltaa kuhunkin kehityshankkeeseen sopivaksi.

Aihe on hyvin ajankohtainen, sillä projektityöstä on tullut työelämässä uusi normaali ja monet yritykset organisoivat työnsä yhä enemmän projektimuotoon. Myös jaettu johtajuus ja osallistava päätöksenteko yleistyvät organisaatioissa ja yksisuuntaiset tai perinteiset johtamismallit koetaan vanhahtaviksi. Vallitsevan pandemiatilanteen vuoksi käsikirjassa käsitellään kattavasti myös etätyötä, etäjohtamista ja annetaan käytännön vinkkejä myös hajautettujen tiimien organisointiin, työmallien määrittelyyn ja johtamiseen. Työelämän murros ja vallitsevat muutokset voivat tuntua projektijohtajasta hämmentävältä, joten käsikirjan tavoitteena on tarjota apua ja tukea projektipäällikölle myös murroksen keskellä.