Suuren tapahtuman vaikutus ravintolayrityksen toimintaan ja logistisiin haasteisiin

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tutkittiin suuren tapahtuman vaikutusta ravintolayrityksen toimintaan ja logistisiin haasteisiin. Tutkimus oli tapaustutkimus ja siinä käytettiin laadullisia menetelmiä, havainnointia ja kvalitatiivista teemahaastattelua. Teemat olivat tapahtumaan varautuminen ja logistiikka. Opinnäytetyön tekijä suoritti havainnoinnin työharjoittelun aikana tamperelaisessa tukkuliikkeessä suurien tapahtumien aikana, jotka olivat Rammstein yhtyeen konsertit elokuussa 2019 Tampereella. Laadullinen tutkimus tehtiin tukkujen asiakasyrityksille. Haastatteluihin osallistui neljän eri ravintolayrityksen edustajaa Tampereelta. Tavoitteena oli perehtyä tapahtuman järjestämiseen ja sen logistisiin haasteisiin. Tarkoituksena oli selvittää haasteita ja löytää ratkaisuja, kuinka ravintolayritykset varautuvat suureen tapahtumaan. Työllä ei ole toimeksiantajaa.

Havainnoinnin tulokset näkyivät tukkuliikkeessä asiakkaiden tilausmäärien kasvuna. Tukun keräilyosastolla työn määrä ja kiire kasvoivat tapahtumien aikana ja tästä syystä asiakasyritysten tilaukset viivästyivät. Tukkuliike panosti keräilyyn siirtämällä henkilökuntaa keräilyosastolle, mutta lisähenkilökuntaa ei palkattu. Haastatteluiden tulokset kertoivat, että ravintolayritykset varautuivat suuriin tapahtumiin, suunnittelemalla ennakkoon tapahtuma-ajan, kartoittivat työvoiman tarpeen ja lisäsivät henkilökuntaa. Tapahtumien aikana ravintolayritykset tilasivat enemmän tuotteita, kuljetuksissa oli joskus haasteita ja tilauksien määrä poikkesi harvoin toimitetusta määrästä. Tuotteiden tasalaatuisuudessa havaittiin vaihtelua. Yhteistyötä tukkuliikkeen ja asiakasyrityksen välillä oli tavaroiden tilaus ja toimitus.

Havainnointi tukkuliikkeessä tukee haastattelun tuloksia työmäärän lisääntymisestä. Tukun asiakasyritykset toivoisivat tasalaatuisempia tuotteita. Yhteistyössä tukkuliikkeen ja asiakasyrityksen välillä on kehitettävää. Tukkuliikkeen ja asiakasyrityksen yhteistyötä voitaisiin kehittää niin, että tukkuliike olisi enemmän perillä asiakkaansa toiminnoista, liikeideasta, käytettävistä raaka-aineista ja tarpeista, jolloin asiakkaan tilausmääriä- ja ajankohtia ja tarjouksia pystytään kohdentamaan tapahtumien ajaksi.

The purpose of this study was collecting information on how to organize an event, and its logistic challenges. The work was conducted as a case study, with observations of a wholesale business and theme-based interviews for the wholesaler’s restaurant business customers being the main research methods. The Themes of the interviews were restaurant businesses’ preparation for the event and the logistics involved. Observations were made by the author of this study.

According to the author’s observations, customer orders increased during large events and so did the workload and the pace of work in the collection department. Theme-based interviews revealed that the wholesaler anticipated the increase and prepared for the time of the events, mapped the need of labor force and increased labor force. Restaurant businesses ordered more goods than usual, deliveries had some challenges and the ordered amount of goods corresponded well to the delivered amount of goods. There were some variations in product homogeneity. Collaboration between the wholesaler and the restaurant businesses was only in ordering and delivering goods.

The observation of the wholesale business supports the theme-based interview results that workload and pace of work increase during events. Restaurant businesses would like more neutrality to their product homogeneity. Some improvements are required in the collaboration between the wholesaler and the restaurant businesses.

The wholesaler could be more aware of its customer’s actions, business ideas, raw materials and needs. That way the wholesaler can control and target customers’ orders more precisely during large events.