Projektinhallinnan keinot kansainvälisen tutkimushankkeen onnistumisen tukena

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantaja oli Oulun yliopiston Kerttu Saalasti Instituutti, joka koordinoi kansainvälistä Baltic Sea Underground Innovation Network (BSUIN) -hanketta. EU:n Interreg Itämeren alueen -ohjelmasta rahoitettu hanke pyrkii kehittämään Itämeren alueen maanalaisten laboratorioiden palvelutarjontaa ja liiketoimintamahdollisuuksia.

Opinnäytetyön tutkimuskohteena oli BSUIN-hankkeen projektinhallinta. Tavoitteena oli selvittää millaisilla projektinhallinnan keinoilla voidaan tukea kansainvälisen tutkimushankkeen onnistumista erityisesti kustannusten, laadun, kommunikaation ja riskien hallinnan näkökulmasta.

Lähdekirjallisuuteen perehtymisen lisäksi tutkimusmenetelmänä käytettiin kvalitatiivista tutkimusta tekemällä puolistrukturoitu teemahaastattelu projektinhallintaan liittyvistä teemoista projektipäällikölle ja sisältöjohtajalle. Lisäksi selvitettiin Webropol-kyselyllä ohjausryhmän jäseniltä, mitkä projektinhallinnan keinot he olivat kokeneet projektin onnistumista tukevina asioina.

Projektinhallinnassa noudatetaan rahoittajan antamaa ohjeistusta, josta tärkein on ohjelmakäsikirja. Päivittäisen projektinhallinnan tueksi laadittiin projektikäsikirja, joka on opinnäytetyön salattuna liitteenä.

Projektinhallinnan tehtävänä on varmistaa projektin menestyksekäs toteuttaminen ja projektin tavoitteiden saavuttaminen. Projektinhallinnan perustana on projektisuunnitelma, jossa tavoitteet on selkeästi määritelty ja joka sisältää riskienhallintasuunnitelman. Aktiivinen seuranta ja nopea reagointi poikkeamiin ovat osa hyvää projektinhallintaa.

Peruslogiikka kansallisen ja kansainvälisen projektin projektinhallinnassa on sama. Rahoittajan antamat yleiset ohjeet koskevat kaikkia toimijoita. Usean toimijan ja kulttuurin verkostossa toimittaessa on kiinnitettävä erityistä huomiota projektin aikatauluun, viestintään sekä virtuaalisesti toimivien ryhmien hallintaan. Luottamus on virtuaalisesti toimivan yhteisön tärkein menestystekijä.

The thesis was commissioned by the University of Oulu, Kerttu Saalasti Institute, which coordinates the international Baltic Sea Underground Innovation Network (BSUIN) project. The project, funded by the EU's Interreg Baltic Sea Region Programme, aims to develop a service offering and business opportunities of underground laboratories in the Baltic Sea region.

The research topic of the thesis was the project management of the BSUIN project. The aim was to find out what project management tools can be used to support the success of an international research project, especially in terms of cost, quality, communication and risk management.

In addition to getting acquainted with the source literature, the research was performed as a qualitative research by conducting a semi-structured thematic interview on project management related themes for the project manager and the project leader. In addition, a Webropol survey was used to find out from the members of the steering group what project management tools they had experienced as supporting the success of the project.

The project management of a project follows the guidelines provided by the donor, the most important of which is the programme manual. To support day-to-day project management, a project management manual was prepared. The project manual is a confidential appendix to the thesis.

The task of project management is to ensure the successful implementation of the project and the achievement of the project objectives. Project management is based on a project plan, which clearly defines the objectives and includes a risk management plan. Active monitoring and rapid response to deviations are part of good project management.

The basic logic in project management of a national and international project is the same. The general instructions given by the funder apply to all actors. When delivering in a multi-actor and cultural network, special attention must be paid to the project schedule, communication and management of virtual groups. Trust is the most important factor in the success of a virtual community.