Kiinteistönvälittäjän ajankäyttö

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää tilaajayrityksen työntekijöiltä, millaisiin tehtäviin heidän työaikansa kului. Tarkoituksena oli saada selville, voiko yritys helpottaa välittäjien työtaakkaa niin, että he voisivat käyttää enemmän aikaa myynnilliseen työhön ja siten palvella asiakkaitaan entistä paremmin. Tutkimus tehtiin empiirisenä tutkimuksena kvantitatiivista tutkimusmenetelmää käyttäen. Opinnäytetyössä käytetty materiaali kerättiin sähköisellä kyselylomakkeella. Kyselyyn vastasi 15 yrityksen työntekijää ja vastausprosentti oli noin 68.

Saatujen tulosten pohjalta voidaan todeta, että eniten aikaa kiinteistönvälittäjän päivästä vei asiakkaiden yhteydenpito sähköpostin ja puhelimen välityksellä. Toinen aikaa vievä työtehtävä oli toimeksiannon kirjaaminen välitysjärjestelmään. Aikaa kului myös erilaisiin palavereihin osallistumiseen ja matkustamiseen.

Kun halutaan siirtää kiinteistönvälittäjien aikaa lisää myynnillisiin työtehtäviin, yhtenä ratkaisuna olisi siirtää joitain työtehtäviä sihteeriosaston tehtäväksi. Tällaisia työtehtäviä voisi olla isännöitsijäntodistusten sekä muiden taloyhtiön dokumenttien tilaaminen ja taloyhtiön tietojen päivittäminen järjestelmään. Tämä kuitenkin tarkoittaisi sitä, että nykyisten sihteerien resursseja tulisi nostaa esimerkiksi työtuntien nostamisella kahdeksaan tuntiin per päivä tai palkkaamalla yksi osa-aikainen sihteeri lisää. Toinen ajansäästämiskeino olisi käyttää hyödyksi sähköisiä järjestelmiä. Kun ostotarjoukset hyväksytään sähköisesti, kiinteistönvälittäjän ei tarvitse hakea myyjän ja ostajan allekirjoituksia. Kun kaupat solmitaan sähköisestä kaupankäyntijärjestelmää hyödyntäen, säästyy aikaa kauppaajan varaamisesta ja kaupantekotilaisuuteen osallistumisesta.

Prosesseja voidaan myös tehostaa pyrkimällä suorittamaan yksi tehtävä kerrallaan ilman keskeytyksiä. Jokainen keskeytys tarkoittaa sitä, että ajatukset tulee koota uudelleen työtehtävän suorittamista varten. Jos työtehtäviä tehdään yhtä aikaa montaa päällekkäin, työteho kärsii ja tehtävien suorittamiseen kuluva aika voi pidentyä.

The aim of this thesis was to find out from the employees of the client company what kind of tasks their working time was spent on. The aim was to find out if the company could ease the workload of real estate agents so that they could spend more time on sales work and better serve their customers. The study was conducted as an empirical study using a quantitative research method. The material used in the thesis was collected by using an electronic questionnaire. The survey was answered by 15 employees of the company and the response rate was about 68 %.

Based on the results obtained, it can be stated that the majority of a real estate agent's day was spent on communicating with customers via/by e-mail or phone. Another time-consuming task was to enter the order in the brokerage system. It also took time to attend various meetings and to travel.

When it comes to transferring more time from real estate agents to sales assignments, one solution would be to delegate some assignments to the secretarial unit. Such tasks could include ordering property certificates and other housing association documents and updating the housing association information in the system. However, this would mean that the resources of the existing secretaries would have to be increased, i.e., by increasing the working hours to eight hours a day or by hiring one more part-time secretary. Another way to save time would be to take advantage of electronic systems. When the purchase offers are accepted electronically, the real estate agent does not need to apply for the signatures of the seller and the buyer. When deals are made by using an electronic trading system, time is saved by booking a trading time and attending a trading event.

Processes can also be streamlined by striving to perform one task at a time without interruption. Each interruption means that thoughts must be gathered again to complete the task. If many tasks are performed simultaneously, the work efficiency will suffer, and the time required to complete the tasks may increase.