Uuden työaikajärjestelmän kartoittaminen
Johansson, Niclas (2020)
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020052012606
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020052012606
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on löytää uusi työaikajärjestelmä yritys X Oy:lle kevään 2020 aikana. Toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena on löytää uusi nykyaikainen mobiiliteknologialla toimiva työajanseurantajärjestelmä yritys X:lle, joka korvaisi yrityksen vanhan järjestelmän. Toiminnallisen työn tuotoksena tuotettiin yritys X Oy:lle selvitys parhaiten heille soveltuvasta työajanseurantajärjestelmästä. Toiminnallisen työn tuotoksia olivat alustavan määrittelyn ja pisteytyslomakkeen tekeminen sekä lopullinen esitys, jossa esiteltiin yrityksen johdolle uuden järjestelmätoimittajan valinta perusteluineen. Johdon esityksessä kuvattiin uuden järjestelmän tuomia hyötyjä työajanseurannassa ja lisäksi sen tuomia kustannussäästöjä verrattuna nykymalliin.
Työssä on kartoitettu yritykselle ennalta tehdyn määrittelyn perusteella vaihtoehtoja työajanseurantajärjestelmistä, jotka voisi palvella yritystä paremmin jatkuvasti muuttuvassa toimintaympäristössä. Työ tehtiin toiminnallisena työnä, jossa aluksi tehtiin vaativuusmäärittely yrityksessä ja tämän pohjalta kartoitettiin sopivia järjestelmätoimittajia. Vaativuusmäärittelyn läpäisseet toimittajat kutsuttiin toimittajatapaamisiin, missä he esittelivät järjestelmädemojen avulla tuotteitaan. Järjestelmätoimittajia vertailtiin yrityksessä ennalta tehdyn pisteytyslomakkeen avulla, joka helpottaisi hankintapäätöstä.
Tärkeimmät valintakriteerit toimeksiantajalle olivat helppokäyttöisyys, työajanseuraaminen, integraatiot, käyttökokemus ja raportointi sekä kustannussäästöt verrattuna vanhaan järjestelmään.
Kuusi eri järjestelmätoimittajaa valikoitui alkuseulannasta, jotka pyydettiin toimittajatapaamisiin. Näistä kuudesta kolme toimittajaa pääsivät jatkoon, jotka vastasivat ennalta tehtyä määrittelyä. Nämä kolme toimittajaa olivat hyvin tasaväkisiä pisteytyslomakkeiden mukaan. Vaikka järjestelmätoimittajat olivat hyvin tasaväkisiä, kuitenkin valittu järjestelmätoimittaja vastasi parhaiten ennalta tehtyä määrittelyä ja lisäksi työajanseurantajärjestelmään oli mahdollista siirtää yritys X:lle tärkeää dataa, joka koettiin erittäin positiiviseksi asiaksi. Tämän lisäksi valitun toimittajan järjestelmä mahdollisti kaksisuuntaisen kommunikaatiomahdollisuuden työntekijöiden ja esimiesten kesken. Järjestelmä toimii natiivina IOS- ja Android sovelluksena toivotulla mobiiliteknologialla, joka myös vaikutti päätöksenteossa. Kustannussäästölaskelmissa myös valitun toimittajan säästöprosentti oli suurin, kun sen toimintaa verrattiin nykymalliin.
Jatkokehittämisehdotuksina valikoitui 4-V mallin mukaiset seuraavat vaiheet valvonta ja viimeistely, jotka olivat rajattu pois opinnäytetytöstä. Näiden vaiheiden toteutus tulisi tehdä mahdollisimman läpinäkyvästi, jotta voidaan minimoida muutosvastarinta hankintaprosessissa ja itse järjestelmän käyttöönotossa. Tämän avulla voidaan vähentää muutoksen kestoa ja nopeuttaa uudelta järjestelmältä saatuja hyötyjä.
Työssä on kartoitettu yritykselle ennalta tehdyn määrittelyn perusteella vaihtoehtoja työajanseurantajärjestelmistä, jotka voisi palvella yritystä paremmin jatkuvasti muuttuvassa toimintaympäristössä. Työ tehtiin toiminnallisena työnä, jossa aluksi tehtiin vaativuusmäärittely yrityksessä ja tämän pohjalta kartoitettiin sopivia järjestelmätoimittajia. Vaativuusmäärittelyn läpäisseet toimittajat kutsuttiin toimittajatapaamisiin, missä he esittelivät järjestelmädemojen avulla tuotteitaan. Järjestelmätoimittajia vertailtiin yrityksessä ennalta tehdyn pisteytyslomakkeen avulla, joka helpottaisi hankintapäätöstä.
Tärkeimmät valintakriteerit toimeksiantajalle olivat helppokäyttöisyys, työajanseuraaminen, integraatiot, käyttökokemus ja raportointi sekä kustannussäästöt verrattuna vanhaan järjestelmään.
Kuusi eri järjestelmätoimittajaa valikoitui alkuseulannasta, jotka pyydettiin toimittajatapaamisiin. Näistä kuudesta kolme toimittajaa pääsivät jatkoon, jotka vastasivat ennalta tehtyä määrittelyä. Nämä kolme toimittajaa olivat hyvin tasaväkisiä pisteytyslomakkeiden mukaan. Vaikka järjestelmätoimittajat olivat hyvin tasaväkisiä, kuitenkin valittu järjestelmätoimittaja vastasi parhaiten ennalta tehtyä määrittelyä ja lisäksi työajanseurantajärjestelmään oli mahdollista siirtää yritys X:lle tärkeää dataa, joka koettiin erittäin positiiviseksi asiaksi. Tämän lisäksi valitun toimittajan järjestelmä mahdollisti kaksisuuntaisen kommunikaatiomahdollisuuden työntekijöiden ja esimiesten kesken. Järjestelmä toimii natiivina IOS- ja Android sovelluksena toivotulla mobiiliteknologialla, joka myös vaikutti päätöksenteossa. Kustannussäästölaskelmissa myös valitun toimittajan säästöprosentti oli suurin, kun sen toimintaa verrattiin nykymalliin.
Jatkokehittämisehdotuksina valikoitui 4-V mallin mukaiset seuraavat vaiheet valvonta ja viimeistely, jotka olivat rajattu pois opinnäytetytöstä. Näiden vaiheiden toteutus tulisi tehdä mahdollisimman läpinäkyvästi, jotta voidaan minimoida muutosvastarinta hankintaprosessissa ja itse järjestelmän käyttöönotossa. Tämän avulla voidaan vähentää muutoksen kestoa ja nopeuttaa uudelta järjestelmältä saatuja hyötyjä.