Onnistuneen projektin edellytykset : alkuvaiheen toimenpiteiden kehittäminen

Abstract

Projektin onnistuminen määritellään monesti jo myyntivaiheessa. Varsinaista projektia edeltävien vaiheiden, kuten myynnin ja valmistelun myötä syntyy projektimahdollisuus, jota seuraa projektin aloitus sekä määrittely- ja suunnitteluvaihe. Projektin aloitus- ja määrittelyvaihe on merkittävä projektin onnistumisen kannalta, koska silloin tehdään tärkeitä päätöksiä koskien projektin päämäärää, tavoitteita ja toteutustapaa. Alkuvaiheessa tehtyjen päätösten pitää olla keskenään yhteensopivia ja niiden pitää mahdollistaa projektin onnistunut toteutuminen. Opinnäytetyössä tarkastellaan projektin elinkaaren alkuvaihetta ja erityisesti sitä, millä alkuvaiheen toimilla voidaan mahdollistaa koko projektin onnistuminen. Tavoitteena on löytää kehitysehdotuksia, joita voidaan jatkossa hyödyntää IT-alalla toimivan yrityksen myynti- ja projektiliiketoiminnassa.

Tutkimuksessa kerättiin tietoa projektien haasteista ja ongelmista projektin alkuvaiheessa, epäonnistumis- ja menestyskriteereistä sekä kehittämisehdotuksista. Projektin laajuuden muutokset kesken projektin ovat suurin syy projektien epäonnistumiseen. Lisäksi tutkimuksessa selvisi, että haasteita koettiin erityisesti silloin, kun projektin lähtökohtia ja vaatimuksia ei ollut selvitetty riittävän tarkasti myyntivaiheessa. Tämä on vaikuttanut onnistuneen projektin toteuttamiseen.

Tutkimuksen perusteella projektien alkuvaihetta voidaan parantaa esimerkiksi tehostamalla myynti- ja projektitoimitusorganisaation yhteistyötä myyntivaiheessa. Ottamalla sidosryhmät paremmin mukaan projektin laajuuden ja tavoitteiden määrittelyyn vältytään turhilta muutoksilta. Projektilla pitää olla kyky omaksua muutoksia laajuuteen, tavoitteisiin, lopputulokseen ja töiden suunnitteluun nähden.

The success of a project is often determined already at the sales stage. The phases that precede the actual project, such as sales and preparation, create a project opportunity, followed by the start of the project and the definition and design phase. The start-up and definition phase of a project is important for the success of the project, because then important decisions are made regarding the goal, objectives and implementation method of the project. The decisions made in the initial phase must be compatible with each other and they need to enable the successful implementation of the project. The thesis examines the initial phase of the project life cycle and especially what initial actions can enable the success of the entire project. The goal is to find development proposals that can be utilized in the sales and project business of a company operating in the IT sector in the future.

The research collected information on project challenges and problems in the early stages of the project, failures and success criteria’s, and development suggestions. Changes in the scope of a project between projects are the biggest reason for project failure. In addition, the research revealed that challenges were experienced especially when the starting points and requirements of the project had not been clarified in enough detail at the sales stage. This has contributed to the implementation of a successful project.

Based on the research, the initial phase of projects can be improved, for example, by enhancing the cooperation between the sales and project delivery organization in the sales phase. By involving stakeholders better in defining the scope and objectives of the project, unnecessary changes are avoided. The project must have the ability to embrace changes in scope, goals, outcome, and work planning.