Muutoshallinnan kehittäminen

Abstract

Tämä kehitystehtävän tarkoituksena on ollut löytää muutoshallintaprosessin ongelmakohtia ja kehittää niitä lisäarvon tuottamiseksi. Tutkimuskysymyksinä ovat olleet mitä haasteita ja ongelmia nykyisessä muutosprosessissa on sekä miten muutosprosessia voidaan parantaa. Kehitystehtävän tutkimusosuus on suoritettu käyttäen puolistrukturoitua haas-tattelututkimusta, jolla on selvitetty nykyisen prosessin haasteista. Kirjallisuustutkimuksella on selvitetty, voidaanko Lean-työkaluja käyttää apuna paranta-maan nykyistä prosessia toimivammaksi ja tehokkaammaksi.

Tutkimusten pohjalta nykyisen muutoshallintaprosessin suurimmiksi ongelmiksi todettiin resurssointi ja suunnittelun ohjaus. Riittämätön resurssi ja olemassa olevien resurssien puutteellinen ohjaus aiheuttavat viiveitä prosessin osa-alueiden etenemisessä. Suunnittelun ohjauksen puutteellisuus lisää muutoshallintaprosessin läpi kulkevia aiheita ja kuormittaa myös resurssia. Selkeiden ohjeiden puuttuessa eri osapuolet toimivat kukin parhaaksi näkemällään tavalla ja prosessi hidastuu selvitystyöstä aiheutuvan ylimääräisen työn vuoksi.

Muutoshallintaprosessin eri osa-alueiden puutteita voidaan parantaa Lean prosessityökalujen avulla. Resurssien ohjauksen apuna voidaan käyttää kanban-tauluja, jolla visualisoidaan eri resurssien tehtävät ja ohjataan niiden etenemistä prosessin sisällä. Suunnittelun ohjaus vaatii selkeän hierarkian, jossa yksi henkilö ohjaa toimintaa yhteisen aikataulun mukaisesti ja vaatii osapuolilta sitoutumista projektiin. Suunnittelun ohjauksen apuna voidaan käyttää Last Planner -menetelmää, jolla projektin eteneminen ja nykyhetki saadaan visualisoitua eri osapuolten tiedoksi. Muutoshallintaprosessissa on selkeitä parantamisen alueita ja niiden toteuttamien vaatii jatkuvaa ohjausta ja halua parantaa sekä ylläpitää toimintaa tehokkuuden lisäämiseksi.

The purpose of this thesis was to research the change management process of SRV Rakennus Oy and how to develop it to produce more value to company. The aim of the research was to find current difficulties and problems and study how to improve the process. The study was conducted using half structured interviews to find the difficulties in existing processes. Literature is used to study theory of using Lean manufacturing tools in order to develop the process to become more productive and efficient.

According to research the most distinct difficulties in current process are usage of resources and planning guidance. Insufficient resources and inadequate control of existing resources cause delays in different parts of change management process. Lack of planning guidance increases the tasks coming to change management process and adds load on existing resources. In the absence of clear instructions different parties do as they see fit and process is slowed down because of the extra work caused by this.

Based on the results it is possible to improve different parts of the current change management prosess by using Lean manufacturing tools. Kanban boards can be used to help visualize the tasks of resources in use and to guide them inside the process. Planning guidance needs a solid hierarchy where one person directs the activities based on common schedule and demands commitment to common goal. Last planner system can be used to help visualize the progression of the project to different parties. There are clear development areas in current change management processes and to reach the goal it demands constant guidance and will to maintain and develop the process for it to become more efficient.