Enhancing interfunctional coordination : the role of information coordination

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantaja on globaalisti toimiva projektiliiketoimintaa harjoittava pk-yritys ja se on osa yrityksen laatupolitiikan mukaista jatkuvaa kehittämistä, jossa markkinasuuntautuminen on merkittävä elementti. Tutkimuskirjallisuus osoittaa, että toimintojenvälisellä koordinoinnilla on tärkeä rooli markkinasuuntautumisessa. Tämä toimii lähtökohtana tälle opinnäytetyölle, jossa tutkitaan toimeksiantajan toimintojenvälisen koordinoinnin nykytilaa ja menetelmiä sen parantamiseksi, huomioiden yrityksen koko ja tyyppi.

Työn empiirinen osuus toteutettiin kahdessa osassa käyttäen Nominal Group Technique menetelmää. Ensimmäisessä osassa järjestettiin toimeksiantajan työntekijöille työpaja, jossa tavoitteena oli selvittää toimeksiantajan toimintojenvälisen koordinoinnin nykytilan vahvuuksia ja heikkouksia sekä määrittää merkittävin heikkous. Toisessa osassa järjestettiin vastaava työpaja, jossa tavoitteena oli löytää menetelmiä, jolla kyseistä heikkoutta voidaan korjata. Molempien työpajojen tulokset käsiteltiin teema-analyysilla ja kvantifioinnilla.

Ensimmäisen työpajan tulokset osoittivat, että toimeksiantajan toimintojenvälisen koordinoinnin nykytilan merkittävin vahvuus on organisaatiokulttuuriin ja heikkous informaatiokoordinointiin liittyvä. Toinen työpaja tuotti moniin eri teemoihin luokiteltavia ehdotuksia informaatiokoordinoinnin heikkouksien korjaamiseksi, kuten viestintäkäytäntöjen parantaminen, nykyisten käytäntöjen selventäminen, johtaminen, dokumentointi ja tiedon saatavuus, IT-ratkaisut, vastuun jakaminen, kokouskäytännöt ja koulutus.

Opinnäytetyön päätelmänä on, että toimeksiantajan kannatta ylläpitää kehittämiänsä kokouskäytäntöjä sekä ottaa käyttöön uusia IT-ratkaisuja suunnitelmansa mukaisesti. Viestinnän, johtamisen ja dokumentoinnin käytäntöjä tulisi kehittää. Tietovirtahäiriöitä olisi hallittava toimintojen välisillä koordinointimekanismeilla ja toimeksiantajan sekä tämän kiinalaisten tytäryhtiöiden välistä viestintää voidaan parantaa käyttämällä osallistavia ja kaksisuuntaisia viestintäkanavia ja -menettelyjä, joiden toteutumista valvoo päättävässä asemassa oleva taho. Lisäksi saattaa olla tarpeen lieventää osastojen välistä konfliktia.

This thesis is commissioned by a globally operating small-to-medium sized project organisation as a part of continuous development of operations in accordance with its quality policy, where market orientation is one major element. Research literature indicates that interfunctional coordination has an important role in market orientation. This study therefore investigates the current state of interfunctional coordination of the principal as well as methods for enhancing it, with consideration of the principals’ type and size.

The empirical study was fulfilled in two parts using Nominal Group Technique. In the first part, a workshop with participation of the employees of the principal was arranged with the objective to determine strengths and weaknesses of the current state of interfunctional coordination and find the prevalent weakness to be addressed. In the second part, another workshop was arranged with the objective to collect suggestions on how to address the prevalent weakness determined in the first workshop. Results of both workshops were thematically analysed and quantified.

Results of the first workshop suggested that the prevalent strength in the current state of interfunctional coordination was perceived to be organisation culture related and the prevalent weakness information coordination related. Results of the second workshop provided a variety of suggestions across many themes for addressing the weaknesses in information coordination, such as improving communication practices, clarifying current practices, management, documentation and accessibility to information, IT solutions, assigning responsibilities, meeting practices and training.

The thesis concludes that the principal should continue with initiated improvements in meeting practices and planned introduction of IT solutions. Also, further enhancements in communication, management and documentation practices are needed. Disruptions of information flow should be managed through coordinating mechanism between functions and communication between the principal and its Chinese subsidiaries could be improved though participative and bidirectional communication channels and procedures with supervision by a member of the dominant coalition. There may also be a need to address an interdepartmental conflict.