Ostolaskujen käsittelyn uudelleen organisointi
Aaltonen, Satu (2020)
Aaltonen, Satu
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020052313151
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020052313151
Tiivistelmä
Tämä kehittämistyö aloitettiin, koska hallinnon talouden resurssit olivat jakautuneet epätasaisesti organisaatiossa ja koska ostolaskujärjestelmien kanssa ilmeni ongelmia.
Tässä tutkimuksessa pyrittiin löytämään menetelmä, jonka avulla voidaan kulkea kohti tavoitetilaa, jossa laskut saadaan kaikilla osastoilla käsiteltyä ajoissa. Pyrkimyksenä oli löytää keinoja Rakennustekniikan taloustiimin resurssivajeen pienentämiseksi ja toisaalta yleinen resurssien tasaaminen Lean-johtamisen avulla.
Koska pyrkimyksenä oli saada tutkimuskohteesta syvällinen ymmärrys ja kehitystyö tehtiin työyhteisön kanssa yhteistyössä, toteutettiin tämä kehittämistyö laadullisena toimintatutkimuksena.
Tutkimusta tehtiin Helsingin kaupungin rakentamispalveluliikelaitos Staran hallinto-osaston taloustiimeissä vuoden 2019 syksyn ja kevään 2020 aikana. Tarkasteluun otettiin kolmen liikevaihdoltaan suurimman osaston ostolaskujen käsittelijät. Kehittämistyön teoreettinen rajaus tehtiin kalanruotokaavion avulla.
Kehittämistyön tietoperustana on käytetty ensisijaisesti ja monipuolisesti Lean aineistoja ja tutkimuksia. Lean työkalut ja periaatteet on esitelty Lean-talon muodossa. Sen lisäksi Lean-ajatusmaailmaa on sovellettu sekä työn suunnitteluun että muutosjohtamiseen.
Tutkimusta tehtiin haastattelemalla ostolaskujen käsittelijöitä, havainnoimalla ja laskuja tutkimalla. Tutkimuksessa havaittiin, että eniten toimintaan vaikuttaa Baswaren ThinClientista avautuva MatchingClient, joka ei toimi kunnolla ja kaatuilee. Toisena havaintona oli ostolaskujen käsittelijöiden työmäärä, joka jakautui epätasaisesti.
Havaintojen johdosta ryhdyttiin seuraaviin toimenpiteisiin. Resurssipulasta kärsivä tiimi on saanut aputyövoimaa muilta osastoilta ja auttamista jatketaan myös tulevaisuudessa. Ostolaskujen käsittelijät ovat saaneet väliaikaisesti oikeudet Master-ohjelmaan ja käytön jatkomahdollisuudet selvitetään myöhemmin.
Tässä tutkimuksessa pyrittiin löytämään menetelmä, jonka avulla voidaan kulkea kohti tavoitetilaa, jossa laskut saadaan kaikilla osastoilla käsiteltyä ajoissa. Pyrkimyksenä oli löytää keinoja Rakennustekniikan taloustiimin resurssivajeen pienentämiseksi ja toisaalta yleinen resurssien tasaaminen Lean-johtamisen avulla.
Koska pyrkimyksenä oli saada tutkimuskohteesta syvällinen ymmärrys ja kehitystyö tehtiin työyhteisön kanssa yhteistyössä, toteutettiin tämä kehittämistyö laadullisena toimintatutkimuksena.
Tutkimusta tehtiin Helsingin kaupungin rakentamispalveluliikelaitos Staran hallinto-osaston taloustiimeissä vuoden 2019 syksyn ja kevään 2020 aikana. Tarkasteluun otettiin kolmen liikevaihdoltaan suurimman osaston ostolaskujen käsittelijät. Kehittämistyön teoreettinen rajaus tehtiin kalanruotokaavion avulla.
Kehittämistyön tietoperustana on käytetty ensisijaisesti ja monipuolisesti Lean aineistoja ja tutkimuksia. Lean työkalut ja periaatteet on esitelty Lean-talon muodossa. Sen lisäksi Lean-ajatusmaailmaa on sovellettu sekä työn suunnitteluun että muutosjohtamiseen.
Tutkimusta tehtiin haastattelemalla ostolaskujen käsittelijöitä, havainnoimalla ja laskuja tutkimalla. Tutkimuksessa havaittiin, että eniten toimintaan vaikuttaa Baswaren ThinClientista avautuva MatchingClient, joka ei toimi kunnolla ja kaatuilee. Toisena havaintona oli ostolaskujen käsittelijöiden työmäärä, joka jakautui epätasaisesti.
Havaintojen johdosta ryhdyttiin seuraaviin toimenpiteisiin. Resurssipulasta kärsivä tiimi on saanut aputyövoimaa muilta osastoilta ja auttamista jatketaan myös tulevaisuudessa. Ostolaskujen käsittelijät ovat saaneet väliaikaisesti oikeudet Master-ohjelmaan ja käytön jatkomahdollisuudet selvitetään myöhemmin.