Oston päivittäisjohtamisen kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyö suoritettiin teknologia-alan yrityksen osto-organisaation päivittäisjohtamisen kehittämisen projektina. Tutkittaviksi työtehtäviksi rajattiin vain tilaus-toimitus prosessiin kuuluvat tehtävät, joita ovat tilausten tekeminen ja tilauskannan valvonta. Ensimmäiseksi projektissa määritellään ostajan työn onnistuneen suorittamisen kannalta kriittiset tehtävät. Lean-periaatteiden mukaisesti pyritään vähentämään vaihtelua tehtävien suorittamisessa. Oikeiden tehtävien ja niiden oikean suorittamisjärjestyksen löytäminen on avainasemassa projektin onnistumisen kannalta. Tavoitetilassa joidenkin työtehtävien tekemistä vähennetään tai jopa lopetetaan kokonaan.

Projekti toteutettiin tiiviissä yhteistyössä kehityksen kohdehenkilöiden kanssa. Projektiryhmään kuului insinöörityön tekijän lisäksi osa kohdeorganisaation henkilöistä ja ohjausryhmään kuului ostopäällikkö sekä kehityspäällikkö. Alussa osallistettiin koko osto-organisaatio mahdollisimman kattavan lähtötilan selvittämiseksi. Nykytilan määrittämiseksi pidettiin kysely sekä läpikäyntitilaisuus. Tärkeimmiksi osa-alueiksi nousivat järjestyksessä: 1. Tilauksen tekeminen 2. Tilauskannan seuranta 3. Materiaalipuutteiden selvittäminen. Projektiryhmän avulla määritettiin kriittisimpien tehtävien työjärjestys ja vaadittavat työkalut niiden suorittamiseksi. Työjärjestyksen ajatuksena on, että tehtävän oikea-aikainen suorittaminen vähentää kuormaa seuraavilta vaiheilta. Laaditun suunnitelman pohjalta tilattiin uusi työkalu tuotannonohjausjärjestelmään tehtävien suorittamista varten. Työkalulle suoritettiin projektiryhmän toimesta vaadittavat testaukset ja lopuksi käyttöönotto.

Työn tuloksena saatiin oikeaan työjärjestykseen kannustava työkalu, joka helpottaa sekä ostajan itsensä, että ostopäällikön työnhallintaa. Muistin varassa olevat työtehtävät tuotiin esille, jolloin jatkossa kaikki tehtävät tulee suoritettua ajallaan. Työkalun ansiosta päivittäisiin rutiinitehtäviin vaadittava aika vähenee, jolloin ostajilla jää paremmin aikaa selvitystöille ja oman työnsä kehittämiseen. Työkalun lisäksi kehitettiin mittarointia parantamaan oston ja sidosryhmien välistä läpinäkyvyyttä ja tiedonkulkua.

Thesis was made as a daily management development project for a procurement department in a company which assembles technical products. Project scope was limited to procurements main responsibility which is order-deliver process. Main tasks for purchasing engineer are making orders and managing order backlog. Project first defines the main tasks that need to be done for successful execution of procurement. Following lean principles, the goal is to reduce the variation happening in different ways to work. Finding most critical tasks and best ways to execute them plays critical role when measuring projects success. Goal is to reduce some tasks or remove them completely.

Project was performed in tight cooperation with the procurement department. Project group consisted of some of the purchasing engineers and the thesis worker. Steering group for project included procurement manager and operations development manager. In the beginning of the project the whole procurement was tightly involved to find out the most important tasks. Examining the different tasks and their importance was made using inquiry and go through session. Most important tasks were found to be, in order: 1. Ordering 2. Managing order backlog 3. Solving possible material shortages. With the help of the project group were defined the order and way to execute tasks. Conjecture is that performing tasks in the right way and order will reduce the amount of work in the following phases. After defining the work order, an order were made to make the needed changes to the ERP system. New tool was tested and implemented by the project group.

Outcome of the project is a new tool that encourages to the right way and order to do the needed tasks. Tool gives better understanding of procurement workload and eases time management for purchaser and manager. All tasks that were only performed when remembered are now implemented in the new tool. Daily routine tasks will need less time and procurement will have more time to do investigations and develop their own work. In addition to the tool there were implemented new measures to help manage procurement and improve transparency between stakeholders.