Sisäinen viestintä Slush 2019 -tapahtumassa

Abstract

Sisäinen viestintä tapahtumatuotannon organisaatioissa on asia, josta puhutaan, mutta johon ei kiinnitetä tarpeeksi huomiota. Liian usein päädytään siihen oletukseen, että jokainen huolehtii omasta tiedonsaannistaan ja tiedonvälityksestä omatoimisesti. Tämä oletus saattaa pahimmassa tapauksessa johtaa tapahtuman epäonnistumiseen.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, millaista on tehokas ja toimiva tapahtumaprosessin aikainen sisäinen viestintä, kenen vastuulla se on ja millaisia ongelmia siihen voi liittyä. Tutkimuskohteena toimi Slush 2019 -tapahtuma ja sen tuotantoyhtiö Sun Effects Oy:n tapa viestiä sisäisesti. Tavoitteena oli tutkia ja analysoida heidän tapaansa toimia sekä esitellä siihen kehitysehdotuksia. Tutkimus toteutettiin kokonaisuudessaan keväällä 2020 ja se valmistui toukokuussa 2020.

Kyseessä on laadullinen tutkimus, joka koostuu tapahtumatuotannon ja sisäisen viestinnän perusteita käsittelevästä tietoperustasta, itse tutkimuksesta, jonka menetelmänä toimi puolistrukturoitu teemahaastattelu sekä tulosten analysoinnista, jossa esitellään johtopäätökset ja kehitysehdotukset.

Tutkimuksesta selvisi, että useimpien sisäisen viestinnän ongelmien taustalla on viestinnän suunnittelemattomuus, jota ilmenee monissa tapahtumatuotannoissa. Viestintävastuun todettiin olevan monella tasolla aina työryhmän jäsenistä projektin johtoon asti. Lisäksi havaittiin, että tehokas tapahtumaprosessin aikainen sisäinen viestintä on ennakkoon suunniteltua ja avointa. Se tukee yrityksen liiketoimintaa ja on lisäksi keino motivoida työntekijöitä ja parantaa yrityskulttuuria.