RightFax-järjestelmän pilotointi case Oikeushallinnon tietotekniikkakeskus

Abstract

Oikeushallinnon tietotekniikkakeskuksessa tehtiin päätös siirtyä analogisesta faksauksesta digitaaliseen faksaukseen vuoden 2009 lopulla. Organisaatiomuutoksista sekä henkilövaihdoksissa johtuen käytännön toimiin päästiin keväällä 2010. RightFax-järjestelmään siirtyminen oli osa tulostuksenhallintaprojektia, jonka tarkoituksena oli yhdenmukaistaa tulostamista sekä pienentää kustannuksia.

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, mikä RightFax-järjestelmä on ja mitä tekniikkaa se vaatii. Tämän lisäksi opinnäytetyössä selvitettiin, millä tavoin järjestelmän pilotointi suoritettiin Oikeushallinnon tietotekniikkakeskuksessa sekä miten faksiliikenne turvataan digitaalisen verkon vikatilanteessa. Tietoturva rajattiin tämän työn ulkopuolelle. Tietoperustana työssä on ollut palvelintekniikat sekä lähiverkkojen tekniikat ja protokollat sekä järjestelmän testikäyttö. Ohjelmiston toimittajalta saadut dokumentit ovat olleet tietoperustana pilotoinnille, jota on viety eteenpäin kehitysprojektina. Teoreettisena viitekehyksenä olivat pilotoinnin, testauksen, prosessin sekä varautumisen mallit.

Pilotoinnin tuloksena saatiin toimivat mallit tilaus- ja toimitusketjujen prosesseista, joita noudattamalla laitteistot sekä RightFaxin käyttö voidaan sujuvasti jalkauttaa Oikeushallinnon virastoihin. Toisena tärkeänä tuloksena pilotointivaiheessa laadittiin käyttäjäohjeet sekä koulutussuunnitelma, jotta järjestelmään siirtyminen olisi mahdollisimman joustavaa loppukäyttäjille. Riittävän luotettavuuden saavuttamista jo pilottivaiheessa voitiin pitää myös tärkeänä tuloksena. Tähän päästiin riittävällä testauksella.

Jatkotoimenpiteinä testataan vielä pilotoinnin ulkopuolelle jäänyt Lotus Notes -integraatio. Notes-integraatio toisi järjestelmälle lisäarvoa, etenkin kun Oikeushallinnossa sähköposti- ja asiakirjanhallintaohjelmistona on Lotus Notes. Lisäksi järjestelmän ominaisuuksien tarkempi hienosäätö vaatii vielä aikaa.

A decision to change over from analog to digital faxing was made in ICT Service Centre for the Judicial Administration at the end of 2009. Due to changes in the organization and in the personnel the practical actions were started in the spring of 2010. RightFax system deploying is a part of a print management project, the purpose of which is to harmonize and reduce printing costs.

The purpose of this thesis was to study the RightFax system and the technologies it requires. Furthermore, the aim of this thesis was to find out how the piloting of the system was carried out in ICT Service Centre for the Judicial Administration, and how to secure fax communications in case of faults in the digital network. Information security was limited outside of this work. The theoretical basis of this work is based on server technologies and LAN technologies and protocols. Also the documents obtained from the software supplier have been the basis information for piloting, which has been taken forward as a development project. Models of piloting, testing, the process and preparation were the theoretical frame of reference.

As a result of the pilot a functional models of ordering and supply chain were obtained. The models were followed, when the devices and RightFax system were introduced to the offices of Judicial Administration. The end user instructions and a training plan were developed as another important result during the pilot period to make the transition to the system as flexible as possible for the end users. Also reaching an adequate reliability during the pilot period could be regarded as an important result. This was achieved by proper testing.

As future measures the pilot will test the Lotus Notes integration, which was outside this pilot. Notes integration would bring added value to the system, especially as Judicial Administration’s e-mail and document management software is Lotus Notes.