Planning and Organizing an Event
Puska, Henri (2020)
Puska, Henri
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020060517258
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020060517258
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö on kirjoitettu opiskelijalle, joka toimii itsenäisenä tapahtumajärjestäjänä. Toimeksiantaja toimii pienten tapahtumien järjestäjänä, joka on keskittynyt tapahtumien suunnitteluun sekä toteutukseen. Tässä opinnäytetyössä pohditaan, kuinka onnistunut tapahtuma suunnitellaan sekä järjestetään.
Tämän opinnäytetyön tavoitteena on luoda tapahtumasuunnitelma, jonka avulla tapahtuma voidaan toteuttaa. Opinnäytetyön teoreettinen osa keskittyy tapahtumanjärjestämisen teoriaan ja prosesseihin. Näytetyön data kerätään asiakaspalautteiden sekä kyselyiden kautta, ja analysoidaan kvantitatiivisella ja laadullisella menetelmällä. Empiirinen tutkimus keskittyy tapahtuman todelliseen suunnitteluun sekä järjestämiseen.
Loppuanalyysissä todettiin, että tapahtuma oli onnistunut kävijöiden palautteen perusteella, mutta tapahtuman taloudellinen puoli ei tuonut voittoa järjestäjälle. Tulevaisuuden kehityskohteina ovat parempi tapahtumapaikka sekä järjestelmällisempi aikataulutus tapahtumassa, jotta tapahtumasta saataisiin tuottavampi. This thesis is written for an individual student, who is referred as Case Company X in this thesis. The Case Company X is a small event organization, that is focused on event planning and organizing for students. This thesis will discuss how to successfully plan, organize, and manage an event for 50 participants.
The objective of this thesis is to create an event plan, execute and manage it successfully. The knowledge base is based on event management theory and processes. The data is collected through feedback questionnaires and analysed using both qualitative and quantitative methods. The empirical study is discussed by evaluating the actual planning and management steps in the Case Company X’s event.
The analysis implemented that the event was successful from the participant point-of-view, but the economical side of the event turned out to be a loss for the organizers. Future development, such as more easily accessible venue and a more specific entertainment and catering schedule needs to be made, in order to make the event profitable for the Case Company X.
Tämän opinnäytetyön tavoitteena on luoda tapahtumasuunnitelma, jonka avulla tapahtuma voidaan toteuttaa. Opinnäytetyön teoreettinen osa keskittyy tapahtumanjärjestämisen teoriaan ja prosesseihin. Näytetyön data kerätään asiakaspalautteiden sekä kyselyiden kautta, ja analysoidaan kvantitatiivisella ja laadullisella menetelmällä. Empiirinen tutkimus keskittyy tapahtuman todelliseen suunnitteluun sekä järjestämiseen.
Loppuanalyysissä todettiin, että tapahtuma oli onnistunut kävijöiden palautteen perusteella, mutta tapahtuman taloudellinen puoli ei tuonut voittoa järjestäjälle. Tulevaisuuden kehityskohteina ovat parempi tapahtumapaikka sekä järjestelmällisempi aikataulutus tapahtumassa, jotta tapahtumasta saataisiin tuottavampi.
The objective of this thesis is to create an event plan, execute and manage it successfully. The knowledge base is based on event management theory and processes. The data is collected through feedback questionnaires and analysed using both qualitative and quantitative methods. The empirical study is discussed by evaluating the actual planning and management steps in the Case Company X’s event.
The analysis implemented that the event was successful from the participant point-of-view, but the economical side of the event turned out to be a loss for the organizers. Future development, such as more easily accessible venue and a more specific entertainment and catering schedule needs to be made, in order to make the event profitable for the Case Company X.