Jakelukeskuksen vientiprosessien tehostaminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tehostaa toimeksiantoyrityksen jakelukeskusta koskeva vientiprosessia. Yrityksessä ei aiemmin ole ollut kirjallista ohjeistusta kaikkien saatavilla, mutta sen tarpeellisuus tiedostettiin. Tehtävänä oli luoda vientiprosessille ohjeistus, joka toimisi jakelukeskuksen päivittäisenä työkaluna toimitusvirheiden vähentämiseksi ja työnteon tehostamiseksi.

Opinnäytetyön alussa selvitettiin vientiin liittyvää lainsäädäntöä, tullin ohjeita ja yleisiä toimintatapoja sekä toimintaprosesseihin liittyvää teoriaa. Selvitys tehtiin sekä kirjallisuustutkimuksena että haastattelemalla yrityksen kokeneita työntekijöitä, jotta heillä olevaa hiljaista tietoa saatiin kerättyä. Haastattelujen avulla selvitettiin myös vientiprosessin nykytilaa ja siihen liittyviä suurimpia ongelmia ja kehityskohteita, joihin ohjeistuksen laadinnassa erityisesti pitäisi kiinnittää huomiota.

Selvityksen perusteella laadittiin jakelukeskukselle vientiohjeistus, joka sisältää pakkausmääräyksiä, kuljetusmuotoja, toimitusehtoja ja tullimuodollisuuksia koskevia ohjeita. Lisäksi vientiohjeistukseen selvitettiin ja sisällytettiin EU:n ja EU:n ulkopuolisten maiden maa- ja asiakaskohtaisia erityisohjeita. Luottamuksellisten tietojen takia työ jaettiin kahteen osaan: julkiseen ja luottamukselliseen. Luottamuksellisten tietojen takia vientiohjeistus ei ole mukana julkisessa versiossa.

Ohjeistus vaatii jatkuvaa ylläpitämistä nopeasti muuttuvien tietojen vuoksi. Vientiohjeistus laadittiin niin, että siihen on helppo tulevaisuudessa lisätä tai poistaa tarvittavaa tietoa.

The purpose of this thesis was to improve the export process in the distribution center of the company in question. Until now, there have been no general written instructions available to the employees, although there was an acknowledged need for them. The assignment was to draw up instructions for the export process. They would serve as daily tools for the employees of the distribution center to make their work easier and more efficient, and to minimize the number of delivery errors.

The thesis starts with an account of the export-related legislation, the regulations and general practices of the Customs Agency, and the theory related to operational processes. This was done both through literary research and by interviewing experienced staff members of the company in order to collect valuable tacit knowledge. The current state of the export process was determined, and major problems and development targets that needed attention were identified.

Export instructions for the distribution center were drawn up. They include directives related to packing regulations, forms of transport, delivery terms and customs formalities as well as country- and client- related information. It is essential to keep the instructions up to date. They have designed to be user friendly; adding or removing information has been made easy.

As they include confidential client information the export instructions are not included in the publicly-accessible version of this thesis.